那些成功者都有一套自己的筆記規則:活用64張圖,讓手帳一目暸然的歸納整理術!
cover
目錄

推薦序 有系統規則的手帳就像一個百寶箱!文/筆記女王Ada

推薦序 連重度規劃控都迫不及待想實作分享的超棒筆記規則!

文/拾木文具創辦人Muki

前 言 為什麼成功者都有一套「有系統的筆記規則」?

第一章 我覺得傳統紙本手帳比較好!你呢?

1 你寫手帳的理由,是老闆要求……還是為了效率?

2 要找上次會議的結論、重點時,你還記得寫在哪?

3 Google行事曆這麼方便,卻少了點感情及……

4 紙本手帳的優點①書寫與查閱都比手機更快速

5 紙本手帳的優點②不論文字或繪圖都能自由發揮

6 紙本手帳的優點③親手書寫才能加深記憶

7 紙本手帳的優點④空間有限更能將資訊去蕪存菁

8 紙本手帳的優勢⑤書寫時的情緒也一起留下記錄

9 你寫的是流水帳的行事曆,還是能夠檢索的美好記憶?

10 只要建立筆記規則,一秒就能搜尋到你寫過的任何軌跡

第二章 選一本最適合你的手帳,很重要!

11 「你是誰」決定了你該用哪種手帳格式!

12 年度格式:當你需要管理長期專案時

13 月份格式:當你每月都有固定的例行公事時

14 週間格式:當你每天有多項行程要執行或拜訪時

15 單日格式:當你靈感、創意忽然跑來時

16 時間管理不好的人,用週間筆記讓你周休二日喘個息

17 代辦事項超多的人,垂直式筆記讓你「掛萬不漏一」

18 行程滿滿的人,用30分鐘為單位來規劃就不會遲到

第三章 學成功者「時間管理」的筆記規則

19 當遇到「穿著Prada的惡魔老闆」,你會放棄戀人的約會嗎?

20 步驟1:首先,你得記下今年度最重要的幾件事!

21 步驟2:約略寫下月份行程,看看是否會忙不過來

22 爽約?重複會議?只要學會區分月份與週間行程即可

23 步驟3:讓週間行程創造出你活力滿滿的每一天

24 這樣記,保證不讓部屬忘記你的交辦事項

25 步驟4:為每一天最重要的事,下一個大標題

26 如何看出行程太滿呢?用「框框」圈出你的工作密度

27 創造只有自己懂的專屬記號,除了防窺還能加快手寫速度

28 用「五色規則」來區分是公事、私事,還是……

29 欄位寫不下?就寫在空白處吧!但記得用線條連起來

第四章 學成功者「專案管理」的筆記規則

30 步驟1:先設定專案管理目標,分成3部分來執行

31 步驟2:用便利貼,為目標訂出細部的具體任務

32 步驟3:畫出甘特圖,將專案進度圖像化

33 從目標往回推,但記得給自己緩衝的時間

34 步驟4:將每個階段的截止時間,記錄在週間筆記中

35 把還沒約的待辦事項、已經約的行程管理,分開填寫

36 一個專案有這麼多的待辦事項,你該如何填入空檔呢?

37 實作流程:7技巧,製作一套自己專屬的代辦事項管理法

第五章 學成功者「靈感創意」的筆記規則

38 別將重要的靈感、MEMO和行程寫在一起

39 3步驟,將神來一筆變成「濃縮的知識筆記」

40 那段名言找不到嗎?凸顯日期和標題,3年後也能找到

41 超快閱覽術!只要註記資訊來源與地點,立刻喚起記憶

42 主管說話太快嗎?用圖像與時間軸,讓會議記錄更完整

43 超級檢索術!在手帳上註記號碼,3分鐘就找到會議紀錄

44 實作流程:5技巧,讓你瞬間找到手帳中的任何資訊

第六章 學成功者製作「雜事清單」的筆記規則

45 用「三行日記法」,回顧今天,為明天加動力

46 用「感情記錄法」,10年後也能看到甜美回憶

47 用「金錢加總法」,發現你還有省錢的空間

48 用「飲食日誌法」,可以控制身材還能擴展人脈

49 創造出自己的「資訊清單術」,比Google更有效率

50 清單實例①記錄上司推薦的事,為職場加分

51 清單實例②寫下想看的書籍,澆出人生養分

52 清單實例③記錄想感謝的人與事,貴人運增10倍

53 清單實例④製作禮物表,讓朋友變麻吉

54 清單實例⑤標記重要紀念日,太太感動你有心

55 清單實例⑥最後,就連離世前想做的事也能記……

第七章 學成功者「啟發人生」的筆記規則

56 人生低潮時,翻閱手帳能給你帶來意外的啟示

57 忘了你是誰時,讓手帳為自己和家人留下珍貴回憶

58 沒有手帳能為你實現夢想,因為夢想只能由你製作!

59 失去目標時,如何用手帳讓自己開始行動?

60 將記錄的目標分門別類,並逐一找到行動計畫

61 計畫凌亂時,寫出「理想時間表」,找回自己的節奏

62 那些成功者觸動你心的名言佳句,親手記下化為動力

63 生活不規律時,用「生活日誌」規畫你的未來藍圖

64 畫個天氣塗鴉,喚起那一天所有的記憶

附錄 巧用9種工具,優化你的手帳筆記

A 有了魔擦筆,預定事項一再變動也不怕

B 要凸顯局部,用另一種色彩來標示

C 你想隨身攜帶喜歡的筆?有這種筆套就搞定

D 你想強調特定內容?裝飾技巧派上用場

E 黏貼小袋放名片鈔票,手帳變身應急錢包

F 蓋印章顯示頁碼,尋覓資訊不迷航

G 搭配數位標籤,手帳可以瀏覽手機相片

H 運用輸出設備,把手機畫面貼進手帳

I 利用日誌APP,記錄手帳便利又安心

結語 聰明寫手帳,度過充滿效率的每一天

試閱內容

前言 為什麼成功者都有一套「有系統的筆記規則」?

能遇上適合自己的手帳,是一場近乎戀愛的奇蹟。但之後是否能長久持續,那可就是另外一回事了。依據不同的交往方式,雙方關係會產生不同的變化。

你是否老是隨意敷衍地書寫手帳?是否常常忘記自己都寫在哪裡?是否有時還重複規劃行程?正因為你和手帳的相處方式有誤,才會造成這些矛盾及不滿。這樣看來,關於手帳的煩惱,還真是數不清。

箇中原由為何?我思考了一番,發現是因為我們「把預定事項寫完後,就當作一切都結束了」。手帳的真正價值在於後續的活用,不僅是預定事項,連同結果也得一併寫入,而且時常回顧,加以運用。能夠做到這一點,才算是真正發揮了手帳的功能。因此,不被善用的資訊,其實和資訊不存在是一樣的。

目前市面上關於手帳的書籍,幾乎都專注於書寫技巧,而本書則期待能將視野擴及書寫之後所需的「閱覽術」和「檢索術」。

為什麼我想寫這樣的內容?我因為記性不好,像是人名、發生過的事,甚至約定的細節,幾乎都記不住(其實是根本沒有想要記住的意思)。正因為如此,我感覺自己需要一套「只要回顧手帳,就能想起當天發生什麼事」的系統方法。相信許多人也都有這樣的需求。

於是我瞭解到,書寫手帳最關鍵的技巧是資訊的整理和歸納。

一本格式尚未整理、歸納的手帳,像是在一個資料夾當中沒有開設任何子資料夾,只是把所有檔案保存其中。因此,不易閱覽、難以搜尋,回顧不便也是理所當然的事。

再打個比方,將手帳想成一間房間。當我們進入一間尚未有人搬入、空空如也的房間,不會毫無規劃地在地板上擺放東西。我們會留意,一看到某個物品,就能瞬間將它收納在應該存放的位置,例如:毛巾放在更衣室、叉子收在廚房抽屜裡、書本擱置在書架上、內衣摺進衣櫃裡等。相反地,拿取物品時也是相同的道理。

這些都是因為先有了一套整理規則,後續才好貫徹執行。由於擺放位置都是固定的,因此在使用完畢後,立即就能知道要物歸何處。

只要理解這個規則,即使是一年後再度翻閱手帳,也能馬上回憶起當初發生的事情。無論何時回顧,都能瞬間瞭解當時自己的想法——這樣的手帳書寫方式尤其重要。

將重點聚焦於「擺放位置的規則」,許多書寫手帳的煩惱便能迎刃而解。正因為資訊都整理、歸納得井井有條,於是容易書寫、方便翻閱、利於搜尋,回顧起來猶如探囊取物,進一步使得效率和速度都大為提升。

我採用這種書寫方式,等於是將記憶託付給手帳,於是能安心專注於眼前的工作。

在此先說明一下,本書提及的手帳書寫方式,雖說是規則,但沒有什麼特別之處,不僅是誰都想得到,更不是什麼新奇的概念。若是希望立刻知道怎麼運用手帳的讀者,或許看看相關內容的雜誌或書籍就好。本書只是極其普通的手帳書。

但我認為「極其普通」這一點,卻是再重要不過了。

我制訂手帳規則的方針,在於通用性和不變性。關鍵是「通用於所有手帳」,以及「使用方式無論何時都不會改變」。只要這麼做,不僅能夠持續運用,即使生活型態轉換也能應變。如此普通的手帳書寫方式,在這世界上是有必要的。

打個比方,生活無非就是醒來、吃飯、出門前往某地、和某人見面、談話、思考,然後睡覺。因此我體悟到一個道理,手帳術的必要關鍵,是設計出對任何人的生活細節都適用的方法。換句話說,本書介紹的手帳筆記規則,不僅能運用在工作上,更重要的是,能讓你的人生因此更加充實。

此外,儘管本書內容提到「神速」二字,但要迅速地處理工作,關鍵還是操之在己,請別認為光是利用手帳,就可以提升工作技能。然而,關於提升檢索資訊的效率,譬如在需要時,透過手帳快速取得想要的資訊,本書倒是可以派上用場。而效率提升的結果,就是工作日漸神速。

若你已經開始使用我設計的《自我手帳》,或許已經完全暸解我在本書中陳述的概念。即使你使用的是市面上販售的其他手帳,藉由本書也能以全新的方式開始書寫。

無論如何,若你在閱讀本書之後,能建立一套運用手帳的系統規則,進一步獲得書寫的快樂,並且實際感受筆下資訊的珍貴價值,便是我莫大的榮幸。

第1章 我覺得傳統紙本手帳比較好!你呢?

01 你寫手帳的理由,是老闆要求……還是為了效率?

你是否曾經思考過,自己是為了什麼才開始書寫手帳?

我想每個人各有不同的理由。但最終目的應該都是「想要每天都過得有效率,並且創造美好人生」,才會開始在手帳裡留下紀錄。

我在學生時代,曾經漫無計畫地使用過手帳,當時只用它來記錄課表或打工時間等預定事項。每年隨便選一本,隨便寫寫,時間到了再隨便換一本來使用。

不管是備忘錄,還是突來的靈感,我都寫在手帳或筆記本的邊邊角角,有時使用標籤貼紙或便條紙,再隨便一點就寫在免洗筷的紙袋上,總之就是利用手邊的紙張來書寫,不統一格式,不彙整資訊,甚至連回頭翻閱一下都沒有。

結果,每天的生活就像流水般逝去,根本不可能回想。那還真是個資訊沒能累積,產能相當低落的學生時代。要是那時候能多留下一些可以成為日記、行動紀錄、長期目標、新發現或成長見證的東西就好了。我打從心裡這麼反省著。

為了別留下和我一樣的遺憾,希望各位務必詳讀本書,進而有效率地活用資訊,擁有精彩的手帳人生。

人們書寫手帳的理由:

①管理預定事項

這是手帳主要的使用目的。身為必須妥善管理時間的商務人士,這當然是最實際的理由,但僅僅用來記錄預定事項,只能算是發揮手帳一半的功能。

②記錄行動結果

在預定事項後面記錄事件結果,才是真正善用手帳的開始。讓手帳成為自己的行動紀錄,進入PDCA循環,進而能持續運用。

③寫下待辦事項清單

將今日一整天的待辦事項彙整寫出,就能避免遺漏、迅速集中作業,有效率地採取行動。

④留下生活日誌&日記

今天花了多少錢?幾點睡覺?吃了什麼?一整天過得如何?持續為每日生活留下記錄,未來便能加以回顧。

⑤做筆記

雖然用筆記本來記錄也可以,不過你也能利用手帳將所見所聞、工作靈感及可運用的素材加以統整,建立成自己未來的寶庫。

⑥設定夢想&目標

想像自己希望成為的樣子,再實際書寫下來,便能明確地認知今後該做些什麼。

⑦回顧自己的生活

往前翻閱手帳,便可以回顧過去的自己做過些什麼,思考過哪些事。

書寫手帳的效果:

做事更有效率、防範錯誤、避免重複規劃行程、專注於眼前工作、活用知識與情報、進行時間管理、達成目標。

02 要找上次會議的結論、重點時,你還記得寫在哪?

為了讓每天都過得有效率,實際寫在手帳裡的資訊又有哪些?雖說結果因人而異,不過在問過許多人之後,我得出了以下的答案。

無論資訊量大小,當尚未整理、歸納的資訊散亂地寫在筆記本當中,你的感覺如何?當你想要檢索資訊時,能迅速地找到嗎?究竟該從哪著手搜尋,想必你完全摸不著頭緒吧?

打個比方,這像是一棟圖書館藏書千萬,卻因陳設亂無章法而無法使用。要掌握情報資訊,最重要的就是確立存放位置。

每一本手帳基本上都是以「日期、時間」作為軸心,因此我們可以依據時間,來記錄資訊,也能隨時輕鬆查找。但隨著日子一天天過去,和日期、時間毫無關聯的資訊逐一出現,重要的資訊很可能被大量情報給掩蓋,變得不容易看到。若能在此訂定存放位置的規則,就能迅速翻閱、找到所需要的資訊。

為了創造一本方便使用的手帳,你必須先設定情報的存放位置,再加以書寫,就像是成立一座專屬於自己的便捷圖書館。今後在書寫手帳時,也請好好把握這個原則。

第2章 選一本最適合你的手帳,很重要!

11 「你是誰」決定了你該用哪種手帳格式!

一年之末,是文具店手帳區最熱鬧的時期。各種精心設計的手帳琳瑯滿目地陳列在架上,想要吸引你的選購。一邊想像「明年會是怎樣的一年」,一邊挑選手帳,實在是非常令人愉悅的事。

在這一章,我們聊一聊該怎麼挑選一本手帳。選擇時,什麼是最重要的考量?其實這個問題沒有正確答案。依據不同的生活型態和目的,會衍生出各式各樣不同類型的手帳。不僅上班族、大老闆、自由工作者、學生乃至主婦,生活型態都各有不同。適用於行程管理、生活日誌、工程管控、兼用日記等各種不同用途的手帳,其尺寸和格式也都大異其趣。

甚至有些人因為不常寫東西,只要一本月份式手帳就能搞定,也有人為了對照家中月曆,選用週日作為一週起始的手帳,青菜蘿蔔各有所好。

正因如此,你不能憑感覺來挑選手帳。「因為大家都用這種」、「因為雜誌上推薦這一款」或「因為封面很可愛」等,都不能成為選擇的理由。以自己的生活型態及使用目的,來選擇符合需求的手帳格式,才能在實現生活目標上得到相映的成效,並大幅提升手帳使用滿意度。

16 時間管理不好的人,用週間格式讓你周休二日喘個息

想確實做好行程管理,使用垂直式或左側式等,標示載明時間欄位的週間手帳,絕對是最佳選擇。

只要按照時間來書寫,就能讓一整天的行程圖像化,輕鬆地一眼就找出空檔時間。這麼做不僅可以在空檔時迅速地處理代辦事項,也能用來安排午餐、製作下一個會談的資料。此外,如果下一個預定必須搭車前往,記錄移動需耗費的時間,也能讓自己留意該何時出發。

若使用「缺乏均等時間軸的月份類手帳」,這些行程管理方式都是絕對辦不到的。如此精確地做好管理,就能看出寶貴時間是如何浪費,進一步創造出可利用的時間。

週間行程手帳還有一個強大的優勢,那就是速度。若使用月份行程,就必須在腦中逐一計算行程分別佔用多少時間,然而,連這種用來計算的時間本身都算是一種浪費。計算這行為本身或許僅有短短幾秒鐘,但累積起來便不容小覷。善用一些小巧思,就能讓你的手帳生活過得更沒有壓力。

商品簡介

稱霸日本手帳排行榜冠軍

資料及待辦事項太多,緊要關頭總是找不到?

公事、私事、家事,得用三本筆記來規劃?

手帳冠軍傳授的「閱覽術」和「檢索術」,

幫你輕鬆做好時間管理,一秒就能找到需要的資訊!

★那些成功者,都有一套自己的筆記規則!

‧大前研一:筆記術並不是用來記錄別人的話,而是用來整理自己的思緒,只要持之以恆又有重點,將發揮驚人的力量。

‧彼得‧杜拉克:我用筆記立下目標並組織思考,這也是我22歲便取得博士學位的方法。

‧J‧K羅琳:只要想到或看到任何有趣的點子,我會馬上記下來。

‧比爾‧蓋茲:寫筆記能讓我聽得更入神,記得更清晰。

‧張忠謀:隨身攜帶小記事本,提高聽的效率並消化,當作有紀律的終身學習工具。

‧吳寶春:我靠筆記自我督促,翻開筆記就像見到燈塔,清楚目標在哪。

上述這些成功者之所以成功,並不是偶然,而是有一套自己的筆記癖好。因此,你只要有心,也能做得到!

★本書作者佐久間英彰,是稱霸日本最強的筆記達人!

‧網友Eisaku:這是令人驚奇的手帳筆記整理術!超越了類比和數位,寫出整理的本質。

‧網友Housemikan:本書教我工作與生活不用分開來記錄,而且兩者還能有相乘效果。

‧網友Sin:本書有非常多的點子可供參考,我馬上將23個項目運用在自己的手帳裡。

‧網友Tanacchi:這讓我更了解手帳各頁面的意義,產生更多靈感,更喜歡自己的手帳。

‧網友Uchida:本書具體傳授如何用一本手帳管理所有事,讓身為專職主婦的我也能運用自如。

★年底快到了,你該選哪種手帳筆記?

市面上手帳千百種,有數位也有紙本,但日本手帳冠軍佐久間英彰認為,不論哪一種,手帳真正的價值是後續的活用,而且得兼具快速記錄與方便查閱的功能。因此,他指出好的手帳筆記應有以下的重點,最重要的是,讓手帳化身為你的管理工具與隨身特助,提升工作與生活的效率!

重點1:為什麼紙本手帳比數位行事曆好呢?關鍵是……

‧紙本筆記可以手寫文字好記憶,還可以像達文西一樣繪圖自由發揮。

‧寫紙本筆記時,可以將情緒留下記錄,10年後翻閱也會感動。

重點2:市面上手帳百百種,最適合我的是……

‧比起選購名人愛用的手帳,打造自己專屬的模式,使用起來更得心應手。

‧週間格式能記錄一天多項行程,還可以書寫生活日誌,推薦各種族群使用。

★學成功者都用的64個筆記規則,一小時成為效率高手!

你是否每年精心選購新手帳,但寫沒半年就敷衍了事?

經常忘記靈感創意寫在哪裡,甚至開會、聚會還撞期?

如果有上述的「症頭」,你最好跟作者學這5套「有系統的手帳筆記規則」。

1、學成功者「時間管理」的筆記規則

還記得《穿著Prada的惡魔》這部電影嗎?你會為了公司會議,而放棄戀人的約會嗎?如果不想如此,你得學會這套公私合一的筆記規則,幫你解決困擾。

‧如何看出行程太滿呢?用「框框」圈出你的工作密度。

‧用「五色規則」來區分,這是公事、私事,還是……

‧創造只有自己懂的專屬記號,除了防窺還能加快手寫速度。

2、學成功者「專案管理」的筆記規則

每次想到專案管理就覺得好麻煩,一會兒要召開會議,一會兒要向上報告,一會兒要盯緊進度,最後還得寫結案報告,只要出一個差錯,就進入了萬劫不復的窘境。其實不用擔心,作者教你4步驟專案管理筆記法,你只要先設定目標,再依據任務內容列出清單,以及任務的截止時間與待辦事項,就能輕鬆過關。

‧先設定專案管理目標,再分成3部分來執行。

‧畫出「甘特圖」,將專案進度圖像化,但記得給自己緩衝時間。

‧7技巧,製作一套專屬自己的「代辦事項管理法」。

本書還提供你創意靈感、雜事清單、啟發人生的筆記規則,最後還教你9種優化筆記的小技巧。因此,不論你是手帳控、經營管理者、上班族,還是學生或家庭主婦,也不論手帳的類型與用途,只要學會作者傳授的這整套筆記規則,你的手帳就能幫你在職場、家庭、人生都加分。

【本書特色】

‧手帳冠軍親自傳授64個筆記規則,圖文並茂讓你一目暸然。

‧適用各樣類型與用途的手帳,適合各種族群與生活型態的人。

‧介紹9種搭配手帳的文具或工具,文具控也覺得超新奇!

作者簡介

佐久間英彰

1974年出生於日本香川縣。日本節目「電視冠軍」第二屆文具通選拔大賽亞軍。

在大型廣告公司擔任文案企劃,負責許多客戶專案。在坎城國際廣告節、倫敦國際廣告節、東京互動廣告獎、Times Asia太平洋廣告節、廣告電通獎、朝日廣告獎、東京文案創作新人獎等廣告競賽中,多次獲獎。每日繁忙生活的同時,發明許多文具產品,並加以商品化。其中,融入自身「手帳哲學」的原創作品《自我手帳》,發售後引發廣大迴響,獲得2014年度商品設計獎。

譯者簡介

黃立萍

新聞系畢業。曾任出版社童書編輯、公關公司執行編輯、網路公司企劃,現在是台灣人的日文老師、日本人的中文老師,並以SOHO身分從事各類採訪、撰稿及中日文翻譯等工作。能以流暢文字呈現適切的語意,是身為文字工作者最大的幸福與喜悅。

聯絡方式:ooxxsleeping1@gmail.com

名人推薦

筆記女王 Ada

拾木文具創辦人及手帳達人 Muki

那些成功者都有一套自己的筆記規則:活用64張圖,讓手帳一目暸然的歸納整理術!
速攻で仕事をする人の手帳のワザ
作者:佐久間英彰
譯者:黃立萍
出版社:優渥誌
出版日期:2016-09-27
ISBN:9789869315043
定價:280元
特價:9折  252
其他版本:二手書 39 折, 110 元起