推薦序 有系統規則的手帳就像一個百寶箱！文／筆記女王Ada

推薦序 連重度規劃控都迫不及待想實作分享的超棒筆記規則！

文／拾木文具創辦人Muki

前 言 為什麼成功者都有一套「有系統的筆記規則」？

第一章 我覺得傳統紙本手帳比較好！你呢？

1　你寫手帳的理由，是老闆要求……還是為了效率？

2　要找上次會議的結論、重點時，你還記得寫在哪？

3　Google行事曆這麼方便，卻少了點感情及……

4 紙本手帳的優點①書寫與查閱都比手機更快速

5　紙本手帳的優點②不論文字或繪圖都能自由發揮

6　紙本手帳的優點③親手書寫才能加深記憶

7　紙本手帳的優點④空間有限更能將資訊去蕪存菁

8　紙本手帳的優勢⑤書寫時的情緒也一起留下記錄

9　你寫的是流水帳的行事曆，還是能夠檢索的美好記憶？

10　只要建立筆記規則，一秒就能搜尋到你寫過的任何軌跡

第二章 選一本最適合你的手帳，很重要！

11　「你是誰」決定了你該用哪種手帳格式！

12　年度格式：當你需要管理長期專案時

13　月份格式：當你每月都有固定的例行公事時

14　週間格式：當你每天有多項行程要執行或拜訪時

15　單日格式：當你靈感、創意忽然跑來時

16　時間管理不好的人，用週間筆記讓你周休二日喘個息

17　代辦事項超多的人，垂直式筆記讓你「掛萬不漏一」

18　行程滿滿的人，用30分鐘為單位來規劃就不會遲到

第三章 學成功者「時間管理」的筆記規則

19　當遇到「穿著Prada的惡魔老闆」，你會放棄戀人的約會嗎？

20　步驟1：首先，你得記下今年度最重要的幾件事！

21　步驟2：約略寫下月份行程，看看是否會忙不過來

22　爽約？重複會議？只要學會區分月份與週間行程即可

23　步驟3：讓週間行程創造出你活力滿滿的每一天

24　這樣記，保證不讓部屬忘記你的交辦事項

25　步驟4：為每一天最重要的事，下一個大標題

26　如何看出行程太滿呢？用「框框」圈出你的工作密度

27　創造只有自己懂的專屬記號，除了防窺還能加快手寫速度

28　用「五色規則」來區分是公事、私事，還是……

29　欄位寫不下？就寫在空白處吧！但記得用線條連起來

第四章 學成功者「專案管理」的筆記規則

30　步驟1：先設定專案管理目標，分成3部分來執行

31　步驟2：用便利貼，為目標訂出細部的具體任務

32　步驟3：畫出甘特圖，將專案進度圖像化

33　從目標往回推，但記得給自己緩衝的時間

34　步驟4：將每個階段的截止時間，記錄在週間筆記中

35　把還沒約的待辦事項、已經約的行程管理，分開填寫

36　一個專案有這麼多的待辦事項，你該如何填入空檔呢？

37　實作流程：7技巧，製作一套自己專屬的代辦事項管理法

第五章 學成功者「靈感創意」的筆記規則

38　別將重要的靈感、ＭＥＭＯ和行程寫在一起

39　3步驟，將神來一筆變成「濃縮的知識筆記」

40　那段名言找不到嗎？凸顯日期和標題，3年後也能找到

41　超快閱覽術！只要註記資訊來源與地點，立刻喚起記憶

42　主管說話太快嗎？用圖像與時間軸，讓會議記錄更完整

43　超級檢索術！在手帳上註記號碼，3分鐘就找到會議紀錄

44　實作流程：5技巧，讓你瞬間找到手帳中的任何資訊

第六章 學成功者製作「雜事清單」的筆記規則

45　用「三行日記法」，回顧今天，為明天加動力

46　用「感情記錄法」，10年後也能看到甜美回憶

47　用「金錢加總法」，發現你還有省錢的空間

48　用「飲食日誌法」，可以控制身材還能擴展人脈

49　創造出自己的「資訊清單術」，比Google更有效率

50　清單實例①記錄上司推薦的事，為職場加分

51　清單實例②寫下想看的書籍，澆出人生養分

52　清單實例③記錄想感謝的人與事，貴人運增10倍

53　清單實例④製作禮物表，讓朋友變麻吉

54　清單實例⑤標記重要紀念日，太太感動你有心

55　清單實例⑥最後，就連離世前想做的事也能記……

第七章 學成功者「啟發人生」的筆記規則

56　人生低潮時，翻閱手帳能給你帶來意外的啟示

57　忘了你是誰時，讓手帳為自己和家人留下珍貴回憶

58　沒有手帳能為你實現夢想，因為夢想只能由你製作！

59　失去目標時，如何用手帳讓自己開始行動？

60　將記錄的目標分門別類，並逐一找到行動計畫

61　計畫凌亂時，寫出「理想時間表」，找回自己的節奏

62　那些成功者觸動你心的名言佳句，親手記下化為動力

63　生活不規律時，用「生活日誌」規畫你的未來藍圖

64　畫個天氣塗鴉，喚起那一天所有的記憶

附錄 巧用9種工具，優化你的手帳筆記

A　有了魔擦筆，預定事項一再變動也不怕

B　要凸顯局部，用另一種色彩來標示

C　你想隨身攜帶喜歡的筆？有這種筆套就搞定

D　你想強調特定內容？裝飾技巧派上用場

E　黏貼小袋放名片鈔票，手帳變身應急錢包

F　蓋印章顯示頁碼，尋覓資訊不迷航

G　搭配數位標籤，手帳可以瀏覽手機相片

H　運用輸出設備，把手機畫面貼進手帳

I　利用日誌ＡＰＰ，記錄手帳便利又安心

結語 聰明寫手帳，度過充滿效率的每一天

前言 為什麼成功者都有一套「有系統的筆記規則」？

能遇上適合自己的手帳，是一場近乎戀愛的奇蹟。但之後是否能長久持續，那可就是另外一回事了。依據不同的交往方式，雙方關係會產生不同的變化。

你是否老是隨意敷衍地書寫手帳？是否常常忘記自己都寫在哪裡？是否有時還重複規劃行程？正因為你和手帳的相處方式有誤，才會造成這些矛盾及不滿。這樣看來，關於手帳的煩惱，還真是數不清。

箇中原由為何？我思考了一番，發現是因為我們「把預定事項寫完後，就當作一切都結束了」。手帳的真正價值在於後續的活用，不僅是預定事項，連同結果也得一併寫入，而且時常回顧，加以運用。能夠做到這一點，才算是真正發揮了手帳的功能。因此，不被善用的資訊，其實和資訊不存在是一樣的。

目前市面上關於手帳的書籍，幾乎都專注於書寫技巧，而本書則期待能將視野擴及書寫之後所需的「閱覽術」和「檢索術」。

為什麼我想寫這樣的內容？我因為記性不好，像是人名、發生過的事，甚至約定的細節，幾乎都記不住（其實是根本沒有想要記住的意思）。正因為如此，我感覺自己需要一套「只要回顧手帳，就能想起當天發生什麼事」的系統方法。相信許多人也都有這樣的需求。

於是我瞭解到，書寫手帳最關鍵的技巧是資訊的整理和歸納。

一本格式尚未整理、歸納的手帳，像是在一個資料夾當中沒有開設任何子資料夾，只是把所有檔案保存其中。因此，不易閱覽、難以搜尋，回顧不便也是理所當然的事。

再打個比方，將手帳想成一間房間。當我們進入一間尚未有人搬入、空空如也的房間，不會毫無規劃地在地板上擺放東西。我們會留意，一看到某個物品，就能瞬間將它收納在應該存放的位置，例如：毛巾放在更衣室、叉子收在廚房抽屜裡、書本擱置在書架上、內衣摺進衣櫃裡等。相反地，拿取物品時也是相同的道理。

這些都是因為先有了一套整理規則，後續才好貫徹執行。由於擺放位置都是固定的，因此在使用完畢後，立即就能知道要物歸何處。

只要理解這個規則，即使是一年後再度翻閱手帳，也能馬上回憶起當初發生的事情。無論何時回顧，都能瞬間瞭解當時自己的想法——這樣的手帳書寫方式尤其重要。

將重點聚焦於「擺放位置的規則」，許多書寫手帳的煩惱便能迎刃而解。正因為資訊都整理、歸納得井井有條，於是容易書寫、方便翻閱、利於搜尋，回顧起來猶如探囊取物，進一步使得效率和速度都大為提升。

我採用這種書寫方式，等於是將記憶託付給手帳，於是能安心專注於眼前的工作。

在此先說明一下，本書提及的手帳書寫方式，雖說是規則，但沒有什麼特別之處，不僅是誰都想得到，更不是什麼新奇的概念。若是希望立刻知道怎麼運用手帳的讀者，或許看看相關內容的雜誌或書籍就好。本書只是極其普通的手帳書。

但我認為「極其普通」這一點，卻是再重要不過了。

我制訂手帳規則的方針，在於通用性和不變性。關鍵是「通用於所有手帳」，以及「使用方式無論何時都不會改變」。只要這麼做，不僅能夠持續運用，即使生活型態轉換也能應變。如此普通的手帳書寫方式，在這世界上是有必要的。

打個比方，生活無非就是醒來、吃飯、出門前往某地、和某人見面、談話、思考，然後睡覺。因此我體悟到一個道理，手帳術的必要關鍵，是設計出對任何人的生活細節都適用的方法。換句話說，本書介紹的手帳筆記規則，不僅能運用在工作上，更重要的是，能讓你的人生因此更加充實。

此外，儘管本書內容提到「神速」二字，但要迅速地處理工作，關鍵還是操之在己，請別認為光是利用手帳，就可以提升工作技能。然而，關於提升檢索資訊的效率，譬如在需要時，透過手帳快速取得想要的資訊，本書倒是可以派上用場。而效率提升的結果，就是工作日漸神速。

若你已經開始使用我設計的《自我手帳》，或許已經完全暸解我在本書中陳述的概念。即使你使用的是市面上販售的其他手帳，藉由本書也能以全新的方式開始書寫。

無論如何，若你在閱讀本書之後，能建立一套運用手帳的系統規則，進一步獲得書寫的快樂，並且實際感受筆下資訊的珍貴價值，便是我莫大的榮幸。

第1章 我覺得傳統紙本手帳比較好！你呢？

01　你寫手帳的理由，是老闆要求……還是為了效率？

你是否曾經思考過，自己是為了什麼才開始書寫手帳？

我想每個人各有不同的理由。但最終目的應該都是「想要每天都過得有效率，並且創造美好人生」，才會開始在手帳裡留下紀錄。

我在學生時代，曾經漫無計畫地使用過手帳，當時只用它來記錄課表或打工時間等預定事項。每年隨便選一本，隨便寫寫，時間到了再隨便換一本來使用。

不管是備忘錄，還是突來的靈感，我都寫在手帳或筆記本的邊邊角角，有時使用標籤貼紙或便條紙，再隨便一點就寫在免洗筷的紙袋上，總之就是利用手邊的紙張來書寫，不統一格式，不彙整資訊，甚至連回頭翻閱一下都沒有。

結果，每天的生活就像流水般逝去，根本不可能回想。那還真是個資訊沒能累積，產能相當低落的學生時代。要是那時候能多留下一些可以成為日記、行動紀錄、長期目標、新發現或成長見證的東西就好了。我打從心裡這麼反省著。

為了別留下和我一樣的遺憾，希望各位務必詳讀本書，進而有效率地活用資訊，擁有精彩的手帳人生。

人們書寫手帳的理由：

①管理預定事項

這是手帳主要的使用目的。身為必須妥善管理時間的商務人士，這當然是最實際的理由，但僅僅用來記錄預定事項，只能算是發揮手帳一半的功能。

②記錄行動結果

在預定事項後面記錄事件結果，才是真正善用手帳的開始。讓手帳成為自己的行動紀錄，進入PDCA循環，進而能持續運用。

③寫下待辦事項清單

將今日一整天的待辦事項彙整寫出，就能避免遺漏、迅速集中作業，有效率地採取行動。

④留下生活日誌＆日記

今天花了多少錢？幾點睡覺？吃了什麼？一整天過得如何？持續為每日生活留下記錄，未來便能加以回顧。

⑤做筆記

雖然用筆記本來記錄也可以，不過你也能利用手帳將所見所聞、工作靈感及可運用的素材加以統整，建立成自己未來的寶庫。

⑥設定夢想＆目標

想像自己希望成為的樣子，再實際書寫下來，便能明確地認知今後該做些什麼。

⑦回顧自己的生活

往前翻閱手帳，便可以回顧過去的自己做過些什麼，思考過哪些事。

書寫手帳的效果：

做事更有效率、防範錯誤、避免重複規劃行程、專注於眼前工作、活用知識與情報、進行時間管理、達成目標。

02　要找上次會議的結論、重點時，你還記得寫在哪？

為了讓每天都過得有效率，實際寫在手帳裡的資訊又有哪些？雖說結果因人而異，不過在問過許多人之後，我得出了以下的答案。

無論資訊量大小，當尚未整理、歸納的資訊散亂地寫在筆記本當中，你的感覺如何？當你想要檢索資訊時，能迅速地找到嗎？究竟該從哪著手搜尋，想必你完全摸不著頭緒吧？

打個比方，這像是一棟圖書館藏書千萬，卻因陳設亂無章法而無法使用。要掌握情報資訊，最重要的就是確立存放位置。

每一本手帳基本上都是以「日期、時間」作為軸心，因此我們可以依據時間，來記錄資訊，也能隨時輕鬆查找。但隨著日子一天天過去，和日期、時間毫無關聯的資訊逐一出現，重要的資訊很可能被大量情報給掩蓋，變得不容易看到。若能在此訂定存放位置的規則，就能迅速翻閱、找到所需要的資訊。

為了創造一本方便使用的手帳，你必須先設定情報的存放位置，再加以書寫，就像是成立一座專屬於自己的便捷圖書館。今後在書寫手帳時，也請好好把握這個原則。

第2章 選一本最適合你的手帳，很重要！

11 「你是誰」決定了你該用哪種手帳格式！

一年之末，是文具店手帳區最熱鬧的時期。各種精心設計的手帳琳瑯滿目地陳列在架上，想要吸引你的選購。一邊想像「明年會是怎樣的一年」，一邊挑選手帳，實在是非常令人愉悅的事。

在這一章，我們聊一聊該怎麼挑選一本手帳。選擇時，什麼是最重要的考量？其實這個問題沒有正確答案。依據不同的生活型態和目的，會衍生出各式各樣不同類型的手帳。不僅上班族、大老闆、自由工作者、學生乃至主婦，生活型態都各有不同。適用於行程管理、生活日誌、工程管控、兼用日記等各種不同用途的手帳，其尺寸和格式也都大異其趣。

甚至有些人因為不常寫東西，只要一本月份式手帳就能搞定，也有人為了對照家中月曆，選用週日作為一週起始的手帳，青菜蘿蔔各有所好。

正因如此，你不能憑感覺來挑選手帳。「因為大家都用這種」、「因為雜誌上推薦這一款」或「因為封面很可愛」等，都不能成為選擇的理由。以自己的生活型態及使用目的，來選擇符合需求的手帳格式，才能在實現生活目標上得到相映的成效，並大幅提升手帳使用滿意度。

16　時間管理不好的人，用週間格式讓你周休二日喘個息

想確實做好行程管理，使用垂直式或左側式等，標示載明時間欄位的週間手帳，絕對是最佳選擇。

只要按照時間來書寫，就能讓一整天的行程圖像化，輕鬆地一眼就找出空檔時間。這麼做不僅可以在空檔時迅速地處理代辦事項，也能用來安排午餐、製作下一個會談的資料。此外，如果下一個預定必須搭車前往，記錄移動需耗費的時間，也能讓自己留意該何時出發。

若使用「缺乏均等時間軸的月份類手帳」，這些行程管理方式都是絕對辦不到的。如此精確地做好管理，就能看出寶貴時間是如何浪費，進一步創造出可利用的時間。

週間行程手帳還有一個強大的優勢，那就是速度。若使用月份行程，就必須在腦中逐一計算行程分別佔用多少時間，然而，連這種用來計算的時間本身都算是一種浪費。計算這行為本身或許僅有短短幾秒鐘，但累積起來便不容小覷。善用一些小巧思，就能讓你的手帳生活過得更沒有壓力。

稱霸日本手帳排行榜冠軍

資料及待辦事項太多，緊要關頭總是找不到？

公事、私事、家事，得用三本筆記來規劃？

手帳冠軍傳授的「閱覽術」和「檢索術」，

幫你輕鬆做好時間管理，一秒就能找到需要的資訊！

★那些成功者，都有一套自己的筆記規則！

‧大前研一：筆記術並不是用來記錄別人的話，而是用來整理自己的思緒，只要持之以恆又有重點，將發揮驚人的力量。

‧彼得‧杜拉克：我用筆記立下目標並組織思考，這也是我22歲便取得博士學位的方法。

‧J‧K羅琳：只要想到或看到任何有趣的點子，我會馬上記下來。

‧比爾‧蓋茲：寫筆記能讓我聽得更入神，記得更清晰。

‧張忠謀：隨身攜帶小記事本，提高聽的效率並消化，當作有紀律的終身學習工具。

‧吳寶春：我靠筆記自我督促，翻開筆記就像見到燈塔，清楚目標在哪。

上述這些成功者之所以成功，並不是偶然，而是有一套自己的筆記癖好。因此，你只要有心，也能做得到！

★本書作者佐久間英彰，是稱霸日本最強的筆記達人！

‧網友Eisaku：這是令人驚奇的手帳筆記整理術！超越了類比和數位，寫出整理的本質。

‧網友Housemikan：本書教我工作與生活不用分開來記錄，而且兩者還能有相乘效果。

‧網友Sin：本書有非常多的點子可供參考，我馬上將23個項目運用在自己的手帳裡。

‧網友Tanacchi：這讓我更了解手帳各頁面的意義，產生更多靈感，更喜歡自己的手帳。

‧網友Uchida：本書具體傳授如何用一本手帳管理所有事，讓身為專職主婦的我也能運用自如。

★年底快到了，你該選哪種手帳筆記？

市面上手帳千百種，有數位也有紙本，但日本手帳冠軍佐久間英彰認為，不論哪一種，手帳真正的價值是後續的活用，而且得兼具快速記錄與方便查閱的功能。因此，他指出好的手帳筆記應有以下的重點，最重要的是，讓手帳化身為你的管理工具與隨身特助，提升工作與生活的效率！

重點1：為什麼紙本手帳比數位行事曆好呢？關鍵是……

‧紙本筆記可以手寫文字好記憶，還可以像達文西一樣繪圖自由發揮。

‧寫紙本筆記時，可以將情緒留下記錄，10年後翻閱也會感動。

重點2：市面上手帳百百種，最適合我的是……

‧比起選購名人愛用的手帳，打造自己專屬的模式，使用起來更得心應手。

‧週間格式能記錄一天多項行程，還可以書寫生活日誌，推薦各種族群使用。

★學成功者都用的64個筆記規則，一小時成為效率高手！

你是否每年精心選購新手帳，但寫沒半年就敷衍了事？

經常忘記靈感創意寫在哪裡，甚至開會、聚會還撞期？

如果有上述的「症頭」，你最好跟作者學這5套「有系統的手帳筆記規則」。

1、學成功者「時間管理」的筆記規則

還記得《穿著Prada的惡魔》這部電影嗎？你會為了公司會議，而放棄戀人的約會嗎？如果不想如此，你得學會這套公私合一的筆記規則，幫你解決困擾。

‧如何看出行程太滿呢？用「框框」圈出你的工作密度。

‧用「五色規則」來區分，這是公事、私事，還是……

‧創造只有自己懂的專屬記號，除了防窺還能加快手寫速度。

2、學成功者「專案管理」的筆記規則

每次想到專案管理就覺得好麻煩，一會兒要召開會議，一會兒要向上報告，一會兒要盯緊進度，最後還得寫結案報告，只要出一個差錯，就進入了萬劫不復的窘境。其實不用擔心，作者教你4步驟專案管理筆記法，你只要先設定目標，再依據任務內容列出清單，以及任務的截止時間與待辦事項，就能輕鬆過關。

‧先設定專案管理目標，再分成3部分來執行。

‧畫出「甘特圖」，將專案進度圖像化，但記得給自己緩衝時間。

‧7技巧，製作一套專屬自己的「代辦事項管理法」。

本書還提供你創意靈感、雜事清單、啟發人生的筆記規則，最後還教你9種優化筆記的小技巧。因此，不論你是手帳控、經營管理者、上班族，還是學生或家庭主婦，也不論手帳的類型與用途，只要學會作者傳授的這整套筆記規則，你的手帳就能幫你在職場、家庭、人生都加分。

【本書特色】

‧手帳冠軍親自傳授64個筆記規則，圖文並茂讓你一目暸然。

‧適用各樣類型與用途的手帳，適合各種族群與生活型態的人。

‧介紹9種搭配手帳的文具或工具，文具控也覺得超新奇！

佐久間英彰

1974年出生於日本香川縣。日本節目「電視冠軍」第二屆文具通選拔大賽亞軍。

在大型廣告公司擔任文案企劃，負責許多客戶專案。在坎城國際廣告節、倫敦國際廣告節、東京互動廣告獎、Times Asia太平洋廣告節、廣告電通獎、朝日廣告獎、東京文案創作新人獎等廣告競賽中，多次獲獎。每日繁忙生活的同時，發明許多文具產品，並加以商品化。其中，融入自身「手帳哲學」的原創作品《自我手帳》，發售後引發廣大迴響，獲得2014年度商品設計獎。

黃立萍

新聞系畢業。曾任出版社童書編輯、公關公司執行編輯、網路公司企劃，現在是台灣人的日文老師、日本人的中文老師，並以SOHO身分從事各類採訪、撰稿及中日文翻譯等工作。能以流暢文字呈現適切的語意，是身為文字工作者最大的幸福與喜悅。

聯絡方式：ooxxsleeping1@gmail.com

筆記女王 Ada

拾木文具創辦人及手帳達人 Muki