作者簡介

望月 實（Mochizuki Minoru）1972年出生於愛知縣名古屋市。立教大學畢業後，進入青山監督法人（現已改名為普華永道PwC Arata會計師事務所），負責審計、股票上市櫃業務及會計顧問諮詢等工作。2002年獨立創業，成立「望月公認會計師事務所」。擅長以圖表說明複雜的內容，廣受企業經營者及商業人士的認同與支持，並以傳授「數字敏銳度」打破僵局的方法為使命，於日本各地舉辦相關活動。花房幸範（Hanafusa Yukinori）1975年出生於鳥取縣鳥取市。中央大學商學系畢業後，進入青山監督法人（現為普華永道PwC Arata會計師事務所）。之後轉職投顧公司，擔任財務會計部門最高階主管，執行國際會計基準的報告、公開募股、M&A併購及資金籌備等工作。同時以會計顧問的專業及公司董事的身分，提供企業經營的考量及調整的意見諮商。目前於瑞穗銀行綜合研究所（Mizuho Research Institute Ltd.）擔任研習課程講師。

譯者簡介

邱惠悠苗栗縣人，1999年畢業於日本近畿大學，返臺後曾於電子業擔任業務及國際採購，並兼任專案管理師20年，目前專職翻譯。譯作有：《有錢人看到的，就是跟人不一樣》、《逃，是我贏的方式》、《一個人的心情整理簿》（以上皆由大是文化出版）等書。E-mail: huiyuc1202@gmail.com

作者自序

前言頂尖事務所幫我練就的本事我於1997年通過國家會計師認證的第二次考試（譯註：日本的公認會計師考試分為兩部分：短答試驗［四科］及論文試驗［六科］，要先通過短答試驗考試合格後，才能參加論文試驗），之後，順利進入青山監查法人（譯註：現已改名為普華永道PwC Arata會計師事務所。PwC為PricewaterhouseCoopers Arata LLC的簡稱，中文名為普華永道，日本四大監查法人［會計師事務所］之一，在臺灣的合作夥伴是「資誠聯合會計師事務所」［PwC Taiwan］）。在職期間，我在審計及諮詢等工作中，累積了許多經驗，其中幫助最大的，就是各種可用來取巧的Excel工作技術。儘管當時我所學到的會計標準等專業知識，現在可能已有些跟不上時代，但活用Excel各種功能及資料簡報的技巧，至今仍然十分管用，說這是一生受用的工作術，一點都不誇張。像PwC這樣的事務所（普華的業務涵蓋商務、法律事務所、會計、企管顧問），都是以專案為單位執行任務。耗時間較短的專案，大概只需要幾天的時間；歷程較長的案子，則往往需要好幾個月才能完成。因此，一旦工作交辦下來，我就必須在最短時間內處理完畢。我大部分的工作內容為資料分析，之後再將分析完成的資料做成簡單易懂的簡報，並以容易理解的方式向主管或客戶說明。在這樣的情況下，我所學會的，就是能縮短工作及溝通時間的Excel取巧工作術。頂尖事務所讓我學到的招數我剛進公司時，主要工作是執行大量的檔案分析，並製作參考資料。除了購買許多與Excel有關的書籍外，我也會和公司裡的前輩或同事分享Excel的各種小撇步，因此我學到了許多能減少失誤、讓工作盡快完成的取巧工作術。每當學到一個新功能，我就會暗自感嘆「要是早點知道就好了」，原來Excel有這麼多便利的招數，還挺有趣的。分析完大量數據後，我們必須將分析結果，整理成簡單易懂的參考資料。此時最重要的，是要確實了解這些資料，將來會被運用在何處，並依其運用的方式製作簡單易懂、合乎邏輯的簡報。我還記得當時常被主管責備：「你的簡報亂七八糟，我看不懂，先拿回去調整。改得更容易理解一點。」就在反覆修正的磨練下，我漸漸培養出這樣的能力。簡報製作完成後，接著要抓出重點、以條理清晰的方式說明。一般的公司，主管與部屬都會在同一間辦公室工作；但在會計師事務所裡，基層員工必須在客戶的公司駐點，一星期大概只有一天能與公司主管碰面。雙方平時的溝通大多仰賴電子郵件、電話及視訊會議等方式，如果不能在短時間內明確說明問題何在，主管就會立刻發難：「你報告前沒有準備嗎？我可沒這麼多時間聽你廢話。」在經過幾次慘痛的經驗之後，我學會了如何利用最短的時間，清楚說明對方需要知道的情報。你可以從這本書裡學到……這本書的目標是讓讀者學會一看就懂的Excel工作術，由第一部「消滅低級錯誤的Excel技巧」，第二部「應用剛學到的基本功，一秒晉身專業人士」及第三部「專業報表：你幾乎不用預演簡報，秀出來對方秒懂」三部分構成。在第一部裡，我會說明各種可提高工作效率、消滅低級錯誤的Excel 技巧。第一章〈一秒搞定搬、找、換、改、抄，絕不出錯〉，會介紹各種快捷鍵的使用方法，以及如何從大量工作表單中，快速找出需要的工作表等。第二章〈印表不能像謎底揭曉，版面一次漂亮做好〉，將介紹各種（隱藏版）功能，好讓版面可照你想要的樣子呈現。在第三章〈防止白做工的Excel技巧〉中，會介紹如何使用取代功能，刪除不要的空格。在第四章〈資料分析一鍵結果就出來，不必手工抓〉中，會說明如何使用「設定格式化的條件」等技巧，提升資料統計及分析的效率。第二部將介紹，如何應用在第一部中學到的技巧，製作一目了然且方便使用的資料。一份Excel文件有無質感，關鍵並不在於你用了多麼高難度的函數或是巨集（Marco）功能，而是表現在你思考之後的呈現方式、是否善用各項數據妥善安排簡報流程，而表達能力的高低，也是你決勝負的關鍵。在第五章〈一看就懂的高質感報表製作技巧〉中，我會向各位介紹可有效共享情報的Excel製作方式。在說明「與合作夥伴共享情報的技巧」後，再示範如何製作一目了然且方便使用的資料。而在第六章〈用Excel內建基礎函數，一天晉升專業菁英〉中，將實際活用本書傳授的各種知識，教大家操作費用精算表、結算預估表及比較表。在第三部中，我會說明如何將自己在腦中思考的事情，以簡單且合乎邏輯的方式向他人說明。在書店的商業應用書籍區裡，應該都是有關「表達的技巧」、「簡報入門」及「簡單易懂的報告技術」等書籍。這類型的書之所以暢銷，我想是因為與過去相比，有越來越多人不知道該如何有效的與他人溝通。因此，在第七章〈專業是讓對方秒懂，不是哪裡不懂歡迎提問〉中，我會分析現代人的溝通困境，並介紹「以容易理解的方式向他人說明自己想法」的三個重點。而在第八章〈這樣報告，一聽就懂，一看就明白〉中，我會介紹如何製作具有說服力的簡報，並以軟銀（SoftBank）、樂天、任天堂等五家一流日商企業的IR（Investor Relations，即投資人關係）簡報為例，說明若想明確表達自己的思考內容，該如何整理並準備各項資料。所謂質感，其實是從「手感」中衍生出來的。儘管本書大部分內容為財務人員在研習營裡的學習講義（在某些程度上，需要具備基本的會計知識），但由於都是很基本的方法，因此對於大部分的商業人士而言，閱讀本書應該能有很大的幫助。如果這本書能協助各位提升在商業活動上的能力，將是我最高興的事。

名人導讀

推薦序一專業人士的基本功惠譽會計師事務所主持會計師／鄭惠方企業的經營管理或組織分工，不外乎生產、行銷、人才、研發、財務、資訊管理等「產銷人發財資」六個面向，而現在不論身處哪個專業領域或部門，日常工作都難免需要整理數據資料，並加以分析及應用。業務行銷人員必須統計、分析業績目標達成率或行銷效益；生產部門人員必須計算生產良率；財務會計人員的工作更是每天與數字為伍，這些數據分析應用最常見的工具，就是Excel。善用Excel有效達成工作目標，已經是各個領域專業人士應具備的基本功。本書作者望月實及花房幸範，曾任職於日本普華永道PwC Arata會計師事務所，每個月都要做出「國際標準」的工作報告給數百家客戶，日常工作中需要執行大量的檔案分析，並製作成簡單易懂的資料，再向主管或客戶溝通說明。國際級會計師事務所的工作量相當繁重，在這種情況下，具備能夠縮短工作及溝通時間的Excel技巧，就變得無比重要。以我本身為例，我每天的工作都須接觸Excel，是否熟悉一些使用上的小撇步，就會直接影響工作效率。整理、分析、拆解、組織、圖解各類數據，都需要深入了解Excel的各種功能，才能事半功倍。還記得我先前在管理顧問公司工作時，有幾位同事的Excel知識及技巧非常高超，我常與他們互動切磋，從中學習到許多原本我不知道的Excel運用方式及功能，不但讓我提高工作效率，也因此讓我了解Excel的博大精深！很高興兩位作者願意分享在國際級會計師事務所中，應用的Excel技巧及溝通技巧，實際上，PwC在臺灣的合作夥伴「資誠聯合會計師事務所」亦為我的前東家，能夠搶先閱讀由同為PwC之友撰寫的作品，對我而言倍感親切。此外，我目前除了常應邀對外講授會計及稅務法規外，也在大學指導學生Excel實作課程，因此本書也提供我很好的授課教材。然而，Excel畢竟只是個工具，善用Excel分析資料、應用及溝通，進而達成工作目標，才是專業人士應該追求的結果。有別於坊間其他Excel書籍，這本《大師級Excel取巧工作術》不拘泥於函數或各項功能的使用說明，更涵蓋了許多資料簡報與情報共享的技巧，不僅是Excel的操作手冊，更是最佳職場工作指南，我很樂意推薦。推薦序二不只教你Excel，更訓練思考、分析先行智庫、為你而讀執行長／蘇書平收到《大師級Excel 取巧工作術》的樣稿時，我馬上就被兩位作者出身於普華永道會計師事務所的專業背景吸引。有別於一般Excel書籍常遇到的問題──內容過度強調華麗的技巧或公式，且目標族群大多偏向資訊人員，你手上這本《大師級Excel 取巧工作術》，以實際在工作上會遇到的問題為主，逐一對症下藥、提供解決良方。例如，書裡教你如何利用各種Excel小撇步提高工作效率，並透過表單設計，把資料變成對內、對外都有效的溝通工具；書末甚至以樂天及任天堂等多家日商公司的IR報表為例，與讀者分享如何吸引投資人上門。會計師是一門很嚴謹的職業，這本書的第一個特點，就是利用很多會計業務上的實際案例，說明如何透過Excel的內建快速鍵、檢核功能、函數統計及公式，快速檢查和設計你的財務報表。再者，我覺得最棒的是，作者談到如何利用Excel提高企業內部情報共享的效率及透明度，這是和其他類似書籍最大的不同之處。在企業內部，財務風險管理是一個非常重要的指標，作者藉由淺顯易懂的方式，帶讀者透過Excel了解何謂「資產負債表」和「應收款項明細表」。財務風險管理是門很複雜的學科，作者以實際企業的組織架構和功能，說明當你在不同的組織工作中，應該如何利用Excel報表，讓自己的主管及不同部門的人，更容易了解你的想法，以達有效溝通的目的。另外，會計師需要管理很多專案和費用，這也是我過去在職場上很常遇到的問題。我曾經管理過一千張以上的專案合約，以及超過數億元的業績營收。那時我必須反覆確認好幾張Excel報表，才能分析出專案管理的瓶頸和費用結構，但作者分享了如何透過Excel內建函數及參照等功能，讓你可以快速在一張Excel報表裡掌握部門經營管理的全貌，並以最清楚的方式對外說明，這對公司的營運非常有幫助。各位若能善用書裡的各種技巧，相信必定可以提升職場競爭力。在這本書的最後，作者提供了不少簡報的小技巧，並告訴你如何透過客觀的數據回應與會者的質詢，這些都是我在創業之前，每天必須上演的真實劇碼。因此，對我而言，這本書不光教你如何使用Excel，更重要的是訓練你的思考和分析能力，絕對值得各位放在案前收藏。

名人推薦

惠譽會計師事務所主持會計師／鄭惠方先行智庫、為你而讀執行長／蘇書平

章節目錄

推薦序一　專業人士的基本功／鄭惠方推薦序二　不只教你Excel，更訓練思考、分析／蘇書平前言　頂尖事務所幫我練就的本事第一部 　消滅低級錯誤的Excel技巧，「啊……不小心錯了」會毀了你一切努力第一章　一秒搞定搬、找、換、改、抄，絕不出錯1常常要用的功能，都拉到快速存取工具列2用Ctrl快捷鍵，搬、找、換、改一次搞定3更快、更不出錯的複製貼上4工作表並排顯示，資料抄錄不出包5表格欄位裡一大堆字？下拉式清單一秒寫完6瞬間找到所需表單，滑鼠不必按到手痠7用不到的功能都收起來，視野變大第二章　印表不能像謎底揭曉，版面一次漂亮做好1攝影功能，框起來的區域全給我照樣印2資料幾千筆，表頭在哪裡？用凍結視窗3頁頁有表頭不必頁頁排，設定自動印出來4怕格式跑掉？防止竄改？另存PDF5詳細到個位數，反而瑣碎不專業，用約6用Excel畫整齊排列的流程圖！第三章　防止白做工的Excel技巧1資料驗證功能，費用申請不出錯2防止錯誤變更，用活頁簿保護3不怕當機、停電，設定自動儲存功能4防止手殘毀了藏在儲存格裡的公式5參透別人的Excel祕招，這樣找6順藤摸瓜，找出別人的資料來源7表格裡有啥不喜歡的？用取代一次換掉第四章　資料分析一鍵結果就出來，不必手工抓1讓異常資料跳出來——設定格式化條件2輸入數字立刻算好，用公式別按計算機3最後一欄加總？公式別一一複製，瞬間套用4把符合條件的資料，抓出來加總：SUMIF5幾種條件都符合才加總：SUMIFS 6數據貼上樞紐分析表，瞬間完成分析第二部　應用剛學到的基本功，一秒晉升專業人士第五章 　一看就懂的高質感報表製作技巧1世界共通的顧問級報表架構①使用世界共通的標準格式製作資料②利用參考標記，讓上下檔案連結貫通③由他人預覽確認，達成情報共享與教育訓練2報表格式一看就懂，人家才知道你做了什麼①製作容易理解來龍去脈的檔案②加入工作簿構成圖，檔案關聯性更明確③格式要盡量簡潔④記載檔案來源或出處⑤在頁尾加註檔案名或工作表名稱⑥使用容易搜尋的檔案名稱⑦將不需要的工作表隱藏3防錯、防呆五要點，報表凸顯聰明①在加總行列前插入「備用行」及「備用列」②確認行、列的加總結果是否一致③公式必須盡量簡短④製作工作項目一覽表及確認項目明細表⑤標記參考資料編號，同時確認數字連結是否正確第六章　用Excel內建基礎函數，一天晉升專業菁英1自動算好費用精算表，要老闆嘖嘖稱奇①製作設計圖②製作基礎樣板③加入函數及公式2拉出兩張表來比較，這分析夠專業①製作B/S、P/L預測表時的重點②使用HLOOKUP函數製作自動比較表第三部　專業的報表：你幾乎不用預演簡報，秀出來對方秒懂第七章　專業是讓對方秒懂，不是哪裡不懂歡迎提問1「說了你也不懂」，不夠專業才這麼說2知識共享或經驗傳承，都需要格式相通3說明時掌握3個重點，對方容易理解第八章　這樣報告，一聽就懂，一看就明白1報告的準備方式①讓目標明確，並審慎篩選必要情報②製作構成圖，重新整理你要表達的內容③畫出分歧圖，思考什麼樣的說法更有說服力④讓對方得以想像、並在腦海中產生概念⑤配合說明對象，用不同的方法以數字說明⑥發出聲音把資料唸出來⑦持續調整，再次篩選對方需要的情報為何2用案例來學習①依據增減狀況分析、確認數字②擷取說明重點③蒐集資料，佐證你的論點④事前演練並製作補充資料⑤正式上場3一流日商、外商的報表釋例①日本軟銀：用簡單的簡報資料說故事②樂天：用英語策略擴大事業版圖③任天堂：僅用純文字就能詳細說明內容④Recruit：使用易懂的圖表說明商業模式⑤LAWSON：在報告書中呈現可循環的企業價值後記 見樹又見林的工作技術