關鍵「四句」!日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術
cover
目錄

│推薦序│「磅磅磅‧磅」!架構你的溝通影響力/王介安

│推薦序│找出對方「中點」,精采說出「重點」/王東明

│推薦序│精準表達,從少說多聽開始/謝文憲

│前 言│再複雜的事,簡單「四句」就能精準表達!

第1章

表達力就是工作力!聰明人懂得「長話短說」

毫無自覺的錯誤表達,害你難出頭

⊙「所以,你到底想說什麼……?」

⊙多數人踩著「地雷」在溝通

⊙報告訊息愈完整,主管愈不耐煩!

抓不出重點?套用四句模式,立刻釐清

⊙聰明人懂得抓重點

⊙「簡短歸納」很困難?訣竅在──四段構成

⊙條理寫作、發表意見、授課演講的源頭

⊙溝通不能講創意,你得懂架構

⊙四句邏輯,建構世界的基礎

金三角訓練,提升你的表達力

⊙頂尖人才必備──寫作與說話能力

⊙懂得「聽」、「讀」的人,才會「說」

⊙「表達時代」!你具備這三項能力嗎?

第2章

這樣套公式,精準表達、說服、談判無障礙

聰明人溝通懂得運用「模式」

⊙大腦理解的資訊,比想像中少

⊙資訊要「歸納」,才有效

九成的溝通、談判,都能變化運用

⊙建立大腦的套版模式,溝通才精準

⊙讓人願意傾聽你的「溝通頻率」

第3章

「寫」出打動人心的電子郵件、報告及企劃

難以下筆?先挑一個模式來套用

⊙你只是少了一個方法

⊙如何寫出讓對方立刻讀取的電子郵件?

「忍不住愈寫愈長……」這樣解決

⊙寫得冗長有禮,最沒有禮貌

⊙愈難下筆,愈不能長篇大論

讚美或反對,你得用對糖果、鞭子或毒藥

⊙溝通前,先決定「策略」

⊙說服主管、提出建議,這樣寫才加分

⊙「糖果」、「鞭子」或「毒藥」,都能打動對手

制式文件,寫出你的特色、求差異

⊙寫報告,不要只想當「好孩子」

⊙「四句摘要」,說明複雜事件

第4章

提升表達力、消化大量資訊,你得要──讀解力

精準表達力的關鍵──閱讀力

⊙會「說」的人,一定懂得「讀」

⊙改變閱讀瀏覽方式,提升理解力

明明讀過,為什麼腦中毫無記憶?

⊙解讀文章有關鍵

⊙你真的讀懂對方的意思嗎?

⊙用「感覺」來思考,無法深入閱讀

⊙懂得抓重點,才能正確記憶內容

提升讀解力?打開大腦「抽象化檔案夾」

⊙「具體」事例後的「抽象」概念,你抓到了嗎?

⊙閱讀經過思考,才能牢記

高效閱讀──樋口式「斜向閱讀法」

⊙消化資訊,你得懂什麼時候速讀、慢讀

⊙尋找關鍵字提升閱讀速度

這樣讀,不再害怕難懂資訊與文章

⊙複雜的工作資料,不再拖延

⊙各種〈基本布局型四句〉變形

第5章

難纏對手、分心離題,輔助句、話梗法,輕鬆化身說服高手

話說愈短,愈能清楚表達

⊙人聆聽的專注力只有二十秒

⊙請託、難開口的事,這樣講

離題、辯駁……堅定立場的表述法

⊙長話「短說」的難度最高

⊙不小心離題?「打掉重組」就好

⊙面對不斷反駁意見時,你得這樣說……

「輔助句」,讓你報告、說服得心應手

⊙零秒思考──「3WHAT‧3W‧1H」口頭禪練習

⊙報告長篇大論?你得先說「結論」

⊙試著使用「總而言之」、「也有那方面的因素……」

難纏對手,抓緊他的「反應」、「把柄」

⊙溝通時,不要錯失對方的「反應線索」

⊙抓出對方話中「把柄」,順勢而為

唱獨角戲時,活用「話梗法」

⊙說話要有「梗」,吸引注意力

⊙準備精彩「陷阱」,讓故事變有趣

聰明人懂得讓對方發問,找線索

⊙布下發問誘餌,吸引對方關注

⊙認同、說服的機會藏在提問中

第6章

絕不失敗!照抄就很好用的「表達範例」

☑請求對方更改約定時

☑初次會面後,以電子郵件再次自我介紹時

☑糾正主管的錯誤時

☑提出為難要求、勉強對方同意時

☑婉拒難以拒絕的要求時

☑針對自己過失道歉時

☑想要表達感謝之意時

☑委婉地表示希望斷絕關係時

試閱內容

如何寫出讓對方立刻讀取的電子郵件?

不過,有些人應該會質疑:「若完全依照模式下筆,難道不會變成缺乏特色的文章嗎?」、「只寫四句,交代得了所有想要表達的內容嗎?」……。

其實,無須特別擔心。套用模式下筆,文章的整體架構將變得合乎邏輯。而且,書寫者為了讓文章符合邏輯且淺顯易懂,通常會字字斟酌推敲,自己的特色也會隨之凝縮其中。因此,擔心因為套用模式,文章就缺乏特色的情況,是絕不可能發生的。

除此之外,能夠寫得合乎邏輯,表示自己對於表達的內容已有所理解,並且整理歸納在腦海中。只要不寫得拖泥帶水,應可於四句之內交代完想要表達的內容。

在撰寫工作報告或電子郵件時,這個方法將可發揮絕大成效。接下來,我們一邊列舉具體事例、一邊利用四句模式進行說明吧!

〈事例1〉一般商業電子郵件

日前的會議進行很長一段時間,辛苦您了。

關於您提案的「五家公司聯合定期午餐會」,個人相當佩服,不愧是人稱「點子王」的田中先生才能想到的活動。我感到極大的興趣。對於各公司的年輕業務負責人來說,我認為這項活動是個很好的學習機會。

類似這樣的活動,我個人未曾有過相關經驗,十分希望能一起參與學習,因此我立刻找了主管商量,不過他卻做出指示,要我針對自己爭取參加的目的,提出更加明確的說明。

因此請給我一些時間再做回覆。

不好意思。

打個比方來說,假設有位工作上結交的朋友,向你提出了「五家公司聯合定期午餐會」的交流活動提案。我相信,在商務場合中,應該經常發生諸如此類的況吧。雖然這封電子郵件的主要內容為感謝對方提案、徵詢各方意見,但從中卻看不出你的立場是傾向贊成或是反對。

在這種情況下,就活動提案者的立場來說,與其收到一封內容為「謹先向您致謝」的回信,他應該更期待你在信裡表明立場。

此外,這封電子郵件的內容不僅較為鬆散,而且也相當冗長。類似這樣兼具感謝函的電子郵件,就算對方順利收到了,收件人應該幾乎不記得信中的內容吧,因為無論哪個部分都令人印象不深。

這時候如果試著採用〈基本布局型四句〉撰寫信件,將變得比較容易讓對方了解。

①拋出問題:日前針對「五家公司聯合定期午餐會」的開會討論,我認為相當有意義。

②表達意見:固然公司主管指示我必須針對自己爭取參加的目的,提出更加明確的說明,不過我認為盡快促成這樣的聚會活動是相當重要的。

③展開論述:今後在各種場合中,業界年輕世代的橫向溝通應該會變得頗為必要吧!

④結論:不愧是人稱「點子王」的田中先生您才能想到的活動,請務必讓我一同參與,今後還請多多指教。

「輔助句」,讓你報告、說服得心應手

我總是建議大家利用「口頭禪」,作為提升思考能力的訓練之一。舉例而言,當談起某個話題時,不妨試著說:「其實所謂……」。

如果主題為「教育」,就試著說句「其實所謂教育……」。如此一來,便可接著說出「就是教導培育」、「就是教導人們,引導他們成為所求之姿」……諸如此類明確定義出「教育」一詞。

此外,可以試著說句:「若說起以前,曾是……」,便可將視野拓寬至所談主題的歷史狀況,進而加以思考。

這些舉例,都是我所提倡──「3WHAT‧3W‧1H」中的部分想法。通常文章會被要求以5W1H來撰寫,於是我以5W1H作為參考想出這個溝通概念。只要將此概念當成思考模式牢記,除了能深入闡述,寫出的內容也將變得十分明確。

所謂的「3WHAT」即為:

「那是什麼?」──定義。

「發生什麼事?」──現象。

「為何發生那種結果?」──結果。

而「3W」即為:

WHY「為什麼會發生那種事?」──理由‧根據。

WHEN「從何時開始變成那樣的?以前是怎樣的呢?」──歷史狀況。

WHERE「在哪裡發生那件事的?其他地方狀況如何?」──地理狀況。

最後的「1H」即為:

HOW「該怎麼處理為宜呢?」──對策。

實際試做看看將會明白,只要把這些句子變成口頭禪,表述的內容將不再閃爍模糊。這不僅能成為思考的訓練,還能練習精準表達。換句話說,為求言簡意賅地向對方表達己見,口頭禪可帶來相當的成效。

報告長篇大論?你得先說「結論」

在商務場合中,往往被要求報告得簡潔扼要;或受主管叮囑:「拜託簡短一些喔!」應是家常便飯。這種時候,「從結論開始說起」已被視為溝通鐵則。

然而大部分的人,明明特地一開始便表明簡潔扼要的結論,接下來卻講出冗長無趣的藉口。

比方說,己說出結論:「要出給K公司的新商品,交貨將會延誤。」接著又表示:「實在很抱歉,都怪我督導不周。不過話說回來,由於今年六月K公司曾換過業務負責人,而他是臨時招募的人員,才剛剛被分派來此……」講了一長串的致歉之詞,接著說明來龍去脈。

情況嚴重的話,在說著藉口之際還會離題:「話說回來,K公司那個部門常有人事異動耶,而且……」內容漸漸五花八門。到最後只會落得這樣的形象:「這傢伙老愛長篇大論!」、「他究竟在報告些什麼呀?」

開會報告時,請試著使用〈開宗明義型四句〉進行。

①結論:要出給K公司的新商品,交貨將會延誤。

先說出結論,然後在開始列舉根據之前,試著加上一句「原因出在三件事情

上」。

②根據1、③根據2、④根據3:原因出在三件事,首先,本部門和對方尚未完成最終確認;其次是對方的業務負責人對此業務尚不熟悉,再者則是因我督導不周的結果。

套用這個模式,從結論到原因一口氣說完。

利用〈開宗明義型四句〉,便能把話說得簡短扼要又毫不遺漏。不過,藉由劈頭即聲明「原因出在三件事」,聆聽者還能做好心理準備「接下來要述說原因了」,甚至能防堵對方意圖打岔。

事實上,好處還不只這些。就算你不小心偏離了話題,只要對方是講求邏輯的人,便會接著提問:「那麼第二個原因呢?」換言之,一旦學會這些「輔助句」,不僅可成為銜接話語的句子。若說到一半扯離話題,也能自然地回歸原本的話題。

商品簡介

★日本銷售破100,000冊★

★長踞日本亞馬遜「商業‧經濟」類暢銷書排行榜★

溝通,最怕花了很多力氣,

卻只聽到對方回應:「你到底想表達什麼?」

日本溝通大師、暢銷寫作指導作家──樋口裕一,

教你在過量資訊、講求溝通效率的現在,

透過聽、說、讀、寫的「關鍵四句」,

立刻切中要點、提升說服力,達成100%溝通、無往不利!

│多數人踩著「地雷」在溝通│

‧有條理的說明,就要按照事件發生的時序;

‧準備的資訊愈豐富,愈能顯示自己的用心……

──以上全是有關溝通的錯誤認知!

在人際溝通及工作表現上,說得太長或太短都會讓人對你的能力大打問號。

著作曾在日本狂銷250萬冊的溝通大師──樋口裕一,要告訴你:

再複雜的事,簡單「四句」就能精準表達!

面對聽、說、讀、寫的溝通時,你得在短時間內架構邏輯,

用最有效的方式讓對方理解,達成百分之百傳達。

透過「四段構成」的思考架構,能讓你無論是商談、會議、企劃報告,

就連每天撰寫的電子郵件,都會得到他人信賴,完全相信你。

│表達力就是工作力!聰明人懂得「長話短說」的公式│

⊙總是有人問:「所以,你的重點是……?」

→情況複雜、難以說明時,「開宗明義型四句」最好用!你得先丟「結論」,再給理由。

⊙想要說服主管改變決策,千萬不要硬碰硬:

→應用「據理力爭型四句」,觀察對方反應、再決定丟出「糖果」、「鞭子」或「毒藥」。

⊙如何寫出讓對方立刻讀取的電子郵件?

→不想讓對方已讀不回,得懂「基本布局型四句」,縮短對方理解時間。

⊙開會報告、提案合作,為什麼總是得不到注意?

→利用「故事鋪陳型四句」,準備精彩「陷阱」,讓聽眾一步一步被你說服走進去!

│絕不失敗!照抄就很好用的「表達範例」│

☑提出難以啟齒的要求,說服對方同意時;

☑糾正主管的錯誤、提出建議時;

☑婉拒難以拒絕的要求時;

☑針對自己過失道歉,想要表達感謝之意時……

想要溝通「簡短有力」,但老是做不到?

「只講重點」我知道,不過怎麼抓才對?

只要遇上寫報告、電子郵件,總是難以下筆?

表達時代一定要具備的三項能力──溝通力、讀解力、寫作力!

精準表達千萬不能只講創意,你得懂架構,套用書中「四句公式」,

在資訊爆炸、講求效率的年代裡,快速理出頭緒,進行邏輯性說明,

絕對能讓你在人際及職場上占盡優勢!

作者簡介

樋口裕一

YUICHI HIGUCHI

目前為日本多摩大學教授、京都產業大學客座教授。

一九五一年出生於日本大分縣。早稻田大學第一文學部畢業後,進入立教大學研究所完成博士課程。除了以法國文學、非洲文學的專業譯者身分參與各項活動外,還從事從小學生到社會人士的申論寫作指導工作,訂定出獨創的指導方式。主導專門傳授作文、申論寫作的遠距教學補習班──白藍塾。

暢銷著作包括:《貨真價實的思考力》、《樋口式「聰明人」的文章練習簿》、《頭腦整理的庸才與高手》(以上皆為暫譯)、《這樣說就對了》、《與主管相處,一定要學會聰明回話術》等書。

譯者簡介

簡琪婷

輔仁大學食品營養系畢業,後赴日進修日文及空間設計課程,返國後長年從事日文應用相關工作,曾經手日劇節目及小說文學、生活實用等書籍之翻譯。作品包括弘兼憲史著作《課長島耕作成功方程式》系列、柳田邦男著作《犧牲》、相川秀希著作《一定做得到!超強藍筆記憶法》等,目前為專職自由譯者。

作者自序

【前言】再複雜的事,簡單「四句」就能精準表達!

我相信,喜歡長篇大論的人應該不在少數吧?舉凡婚宴、向公司或學校相關人員自我介紹及問候致意,與夥伴閒話家常等,在這些場合中,總是有人無視旁人的煩躁反應,逕自滔滔不絕地說個不停。

如果不是工作所需,話多或許還算是討好他人的行徑,但諸如業務洽談、開會發言、工作上的討論等,如果在這些場合也是長篇大論的話,相信有不少人根本不知對方在說些什麼。由於該說的沒說,只淨說些廢話,因此漸漸偏離了主題,在場聆聽者全變成「鴨子聽雷」──有聽沒有懂。

或許連發言者本人都漸漸陷入迷惘,搞不清楚自己原本到底想說些什麼了。正因如此,他更是無法關掉話匣子,結果話就愈說愈長了。

反之,也有人話說得過於精簡。舉例來說,有不少人在自我介紹時,只會報上所屬部門和姓名,但可以留給對方深刻印象的關鍵資訊卻隻字未提。這樣的自我介紹,豈不是毫無意義可言?

除此之外,開會發言時,有些人則是自顧自地說著極盡主觀的個人想法,既不加以說明、也不提出根據,對於別人提出的反對意見甚至不去反駁。明明周圍每個受眾,都因為無法理解說話者意圖表達的內容而感到相當不滿,但當事人卻毫不在乎。

所以說,無論是說話過於冗長的人,還是說話太過精簡的人,都屬於無法精準表達自己意思的傳達者。如此一來,恐怕得不到旁人的信賴,也沒辦法確實完成工作,搞不好還會引起人們在背後議論、瞧不起。

凡是能把想要說的話歸納得相當準確的人,就能在短時間內表達己見並讓對方理解,進而說服對方。此外,由於這樣的人可以確切地表達自我,因此也能充分理解他人的意見。簡言之,就是溝通能力極強,這種人在工作績效上肯定不錯吧!

那麼,該怎麼說才能把訊息歸納得確切、表達精準呢?以及,該怎麼寫出簡潔扼要的電子郵件或文章說服對方、打動他人的心,進而成為溝通高手?

其實,這並非難事。不論是說或寫都無須長篇大論,倒不如學會簡短一些,更能清楚表達自己想說的內容。

針對這個溝通困擾,我所要提倡的就是以「四句結構」進行說、寫、讀。

藉由分成四句架構來陳述,可確切地進行對話;而且只要加以活用,再稍做潤飾,便能寫出一篇精采大作。總而言之,就是以「四句」為基本進行思考。透過這種方式,將可說寫自如,甚至能活用於閱讀之上。

接下來,內文會說明如何以四句架構進行「長話短說」、「長文短寫」、「確切閱讀文意」的表達方法。只要學會這個方法,便能有條理地表達內心想法,同時巧妙且堅定地打動對方,為此我在內文中也列舉了一些範文提供讀者參考。

倘若書中的見解能幫助更多人學會長話短說的訣竅,培養出擅長溝通的技巧,身為作者的我將感到無比欣慰。

名人導讀

【推薦序】

「磅磅磅‧磅」!架構你的溝通影響力

王介安│資深廣播人、「GAS口語魅力培訓」創辦人

「磅磅磅‧磅」、「磅磅磅‧磅」……貝多芬的命運交響曲,大家一定很熟。作者樋口裕一利用音樂節奏比擬說話的節奏,把話語聚焦、將文字精練,真是很有意思。「磅磅磅‧磅」四段式的思考模式,更是提醒大家在說話的過程中,如何把話語結構化;而這個方向同樣可以應用在書寫上。

本書以聽、說、讀、寫,四個溝通層面切入,並且透過四段式的演練,提供現代人把複雜化為簡單的一種溝通概念。

看了這本書,讓我對「溝通」有了不同的思考。

如果你上網查詢「樋口裕一」,會發現他的背景與文學非常緊密連接,還是個翻譯專家。但我覺得他不只是個文學家,對音樂也有深入的體會,他甚至還將他提出的四段式溝通法,與古典樂「奏鳴曲」中第一樂章(揭序)、第二樂章(展開)、第三樂章(再現)、第四樂章(終章)連結在一起,這與我們成長的經驗有不謀而合的映照。

小時候學作文,老師們提出的「起、承、轉、合」也是如此。最後我們會發現:無論使用文字或語言表達,作者提出的四段構成無非是十分經典的論述。

在我的「GAS口語魅力培訓」課堂中,以「目標為導向」的說話技巧,與樋口裕一的出發點不謀而合。

在這個以速度戰勝一切的時代,我不斷勉勵學員,務必更精準表達出自己的想法。隨時反思,你說出這些話語的「目標」到底是什麼?同樣期許大家在應用及時的通訊軟體或電子郵件時,更要使用言簡意賅的訴說模式,清楚地表達自己的意圖。

這看似簡單的想法,大家都理解,但卻非常難實行。畢竟每個人的個性不同,造就出的表達模式也不同,而且每個人面對不同的事件,也都有不同的觀點。但是本書提供給大家「非常理性」的拆解步驟,只要你願意套用部分概念,我相信,聽你說話的人不再有「請講重點好嗎?」、「到底你想講什麼呢?」這些疑問。

翻開本書,有些人可能會懷疑,說話真能「套公式」嗎?我想說的是:「很難!」但是絕對能以「公式」的方式架構思考,讓你的表達更有力量,讓人更容易理解你。畢竟有太多人「忍不住」,愈講愈多或愈寫愈長。

樋口裕一不但是位專業的老師、也是個有經驗的老師,我想他希望讀者們能透過此書,得到更有架構的說話方式。如果你能透過書中的「四段式思考」,舉一反三展開至不同的人際溝通情境,那麼,你成功了、內化了、理解了。

最後,我想用很通俗的話來形容這本書。這是一本很「強」的書,或說它是一本很「威」的書!讓我們重新解構語言與文字的呈現,願我們都能以「磅磅磅‧磅」的強大力量,影響他人。

【推薦序】

找出對方「中點」,精采說出「重點」

王東明│企業講師、溝通表達達人

「會說話」不是滔滔不絕的說,而是讓人聽懂多少、感受多少。

日常生活中我們在溝通時,若遇到小朋友,為了要配合聽眾的年齡層,我們會自動轉換講話的方式。

但到了職場及遇上商務溝通,卻反而忘記要這麼做!每位聽眾(不管是客戶、同事、主管)都是獨一無二的個體。

每個人接受訊息及著重的角度也不同,所以不能只用一套說話溝通的方式來對應每一個人。

我們應該思考:感性的人喜歡聽什麼、理性的人喜歡聽什麼。這本書會告訴我們如何把自己想像成一個漏斗,有效的從旁收集大量資訊。並且進行歸類、整理,才能說到對方心中的「中點」,選擇我們該講的「重點」。

當你有了溝通前的「共識」,說話自然有影響力,對方自然能聽進心裡去。

【推薦序】

精準表達,從少說多聽開始

謝文憲│職場專欄作家、廣播主持人

想要「精準表達」,與其聽從美麗言詞編出的謊言毒藥,不如按部就班的學習表達公式。

頂尖人才的精準表達,需要具備何種條件?我長時間在職場簡報與會議的場合中細膩觀察,不外乎以下四個微妙結論:

①言之有物;

②數據佐證;

③故事例子;

④長話短說。

上述四個結論,看起來簡單,要實際做到,卻難上加難。說個例子,我在外商工作時有位重要客戶,不知是我們太有緣,還是他太喜歡我,每次我去拜訪時,他都拉著我講不停,重點是──他都在「閒聊」。

明明洽談公事可以在二十分鐘之內跟課長輕鬆談完,他這位協理老兄,每次硬是耗掉我近三個小時的時間,害我都要請助理急call「脫逃電話」,讓我順利逃出。

許多學員都聽我說過這個例子,不是做業務的我太現實,或不想跟客戶聊天。但聊天也該有個分寸,其實真正的答案是該公司課長跟我說的:「我們家的協理被冷凍,沒有發揮戰場,閒閒沒事幹,只好天天找人聊天。」

是的,他在職場沒有發揮餘地,用本書的概念來看,他是「非」頂尖人才,這類人的特徵就是「言不及義」、「說話落落長」、「表達沒重點」、「把公司當人際訓練所」……。

那麼精準表達到底該怎麼做呢?

我建議從「少說多聽」開始!若要我用一句話形容精準表達的最高境界,我會說:「好好的聽,好好的問,好好的講,精準的講。」然而精準表達的難度不在說話技術,而在聽出重點、問出關鍵、最後才能說出影響力,命中要害。

至於聽的能力該如何培養?我覺得可以從「聆聽重點」、「勤作筆記」、「大量閱讀」、「歸納結論」開始學起。

最後我想談談看完本書的四個觀察重點:

①說話有跡可循,跟解數學題一樣,有公式可循。

②少即是多,Less is More。

③專業建立在通俗的溝通,通俗才是萬靈丹。

④練習,是不會騙人的!全壘打王,都從揮棒開始做起,你也應該這樣做。

發現了沒?我上面這篇推薦文,都用了作者的「四」當作公式。收到書稿時,我人剛好在瑞典、丹麥,立刻抽空熟讀。作者的觀點跟我如出一轍,序文我轉換成自己的話、用自己的文字寫下推薦。好書一本,值得推薦!

名人推薦

[精準推薦](依姓氏筆畫序)

王介安│資深廣播人、「GAS口語魅力培訓」創辦人

王東明│企業講師、溝通表達達人

謝文憲│職場專欄作家、廣播主持人

關鍵「四句」!日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術
頭のいい人は「短く」伝える
作者:樋口裕一(YUICHI HIGUCHI)
譯者:簡琪婷
出版社:商周出版
出版日期:2016-10-13
ISBN:9789864771219
定價:300元
特價:79折  237
特價期間:2019-06-01 ~ 2019-06-30其他版本:二手書 73 折, 220 元起