公司不需要不懂簡報的員工:58個技巧,讓你成為搶手人才
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目錄

前言 不懂簡報,就無法工作

第1章 九成的工作由簡報決定

第2章 說話的黃金法則

第3章 投影片製作與器材準備

第4章 一場精采的簡報

第5章 提高會議簡報的說明力

第6章 獲得主管好評的工作簡報

第7章 任務交辦和指示的簡報

第8章 讓客戶點頭的商談簡報

試閱內容

〈能運用在任何工作的萬能技巧〉

現在這個時代,速度才是職場最重要的命脈。「在短時間內有效地將自己的訊息傳達給對方,請對方立即採取行動」逐漸成為必備能力。

一般人對於簡報的印象,都是在幾十人或幾百人面前報告,例如新產品發表會或商品說明會之類活潑的場合,在顧客面前充滿自信地宣傳自己公司的商品,引起他們的興趣。

但簡報並不是只能使用在這種大規模場合的技巧。

我們幾乎每天都會進行「某種形式的簡報」,無論是向主管報告目前的工作成果,還是在會議中提出自己的意見等,全都可以運用簡報技巧;反過來說,簡報的優劣也能決定日常所有工作的品質。在過去,簡報雖然是屬於管理、企畫或行銷相關職務的專業技巧,但現在即使對一般員工來說,也已經成為理所當然的必備技能。

*不能再靠默契推展工作*

過去業務上往來的人很少,如果不用多說什麼,就能理解彼此的想法、展開行動,那也挺不錯的。但現在必須和各式各樣的人一起推動龐大的計畫,有很多機會與價值觀各異的人們合作,也就更有可能造成「說了」「沒說」「聽到」「沒聽到」等誤會和糾紛。

工作上的溝通不能只靠默契,必須清楚地表達出來。尤其是「傳達自己的想法和意見,使對方理解、展開行動」的簡報力,更是工作所必須追求的能力。

*對方對你的評價取決於簡報力*

主管或客戶對你的評價,將由這些日常簡報決定。

不管我們對今天的工作表現有多滿意,頂多只是自我滿足而已。如果不把「自己做了哪些事」「未來打算做什麼」傳達給其他人、獲得他人的認可,就無法加薪,更不可能升職。

當然,成就感和滿足感很重要,但除此之外,如果無法獲得來自他人,尤其是主管的評價,對上班族來說,是沒有意義的。

以兩個同期進入公司的業務員A和B為例,即使兩人的業績完全一樣,但是B會清楚讓主管看到自己的工作成果,並做出有條理的報告,因此能獲得較高的評價。開會時也一樣,A在會議中往往一言不發,而B的發言雖然不一定切中要點,卻仍不斷提出自己的主張。周圍對兩人的評價當然也會有所不同。

對上班族來說,這種宣傳公司商品、展現工作成果、提出意見的技巧,已經算是必備技能;當然,並不是這樣就能打遍天下無敵手,但想要獲得相應的評價,還是需要培養出簡報力。

這麼一來,就能成為領先對手一步的商界人士。

〈嚴守時間 獲得信賴的必備條件〉

*不可讓準時的人等待*

「人還沒到齊,所以我們再等五分鐘,簡報從十點五分開始。」

各位是否參與過這樣的活動或講座?這種事雖然常常發生,但在自己的簡報中,一定要避免這種狀況。

簡報必須嚴格遵守時間限制。無論如何,開始與結束的時間就連一分鐘也不能延遲。觀眾為了聽你的簡報,撥出寶貴的時間,所以說什麼都不能為了遲到的人浪費。

「雖然人還沒到齊,但已經到了預定的十點鐘,我們就開始今天的講座吧。」

請果斷地這麼說,並開始簡報。

*時間分配也是簡報能力之一*

除了要準時開時,也要準時結束簡報。

「雖然已經稍微超過預定時間了,但最後請再讓我說一件事。」

這句話也是常聽到的說詞,但這卻是講者絕對不能說出口的話。因為這等於告訴觀眾「我沒有控制時間的能力」,也就等於講者宣告自己的失敗。

進行簡報時,常常一不小心就會過度投入,這也想講、那也想講,使得簡報很容易超出原本預定的時間。儘管如此,還是務必要準時結束,能在時間到之前結束更好。毫無疑問的,觀眾一定歡迎講者這麼做,而且還會覺得這是一場不錯的簡報。因為對觀眾來說,坐著聽別人說話本來就是一件很累的事。而且有些觀眾說不定還在簡報結束後安排了其他事情。

此外,像競圖比賽之類有許多講者參加的簡報場合中,絕對不能有「因為前一位講者超過時間,所以自己稍微超過一點也無所謂」的想法。即使你的簡報只延後一分鐘,一樣會帶給下一個講者與主辦單位困擾;當然,對觀眾來說也是很困擾的事。

〈把握自我宣傳的絕佳機會 成為獨當一面的部屬,獲得主管信任〉

對主管來說,評價最高的部屬是「不用照顧的部屬」。換句話說,就是「不但能獨立行動、做出成果,還能主動把需要主管確認、批准的事項,確實跟主管『報連商』的部屬。」

只要能夠巧妙運用「報連商」技巧,主管對你的評價就會提高;如果你的目標是更上一層樓,當然必須學會「在何時、對什麼人、針對哪件事、以什麼方式」進行「報連商」的技巧。

其中,「在何時」,也就是「時機」是最重要的一點。基本上,主管都很忙,因此把握時間在主管想知道的時候,簡潔有條理地針對主管想知道的資訊進行「報連商」是非常重要的。

這時,就需要應用簡報技巧。

*報告*

「報告」指的是通知(提出指示的)主管工作進行的狀況、經過和結果等等。部屬如果需要獲得新指示,以便進入下一階段,也必須進行這個步驟。

這時,你的主觀想法與意見也能成為參考。

「今天完成第三階段的業務了。處理第二階段的○○時,雖然花了一點時間,但是在△△先生(小姐)的幫忙下,得以順利結束。不過,我覺得第二階段○○的步驟好像有點難以理解呢。」

*連絡*

「連絡」指的是與主管及其他相關人員分享客觀資訊,這時就不能摻雜你的主觀想法和意見。

「明天第四階段業務將由所有同仁一起進行,因此,請在早上十點到作業室集合。」

*商量*

「商量」指的是不知該如何判斷或感到不安時,向(提出指示的)主管尋求意見和建議。有些事情除了可以找提出指示的主管,也可以找有相同經驗的前輩或其他部門的同事商量。

「關於於第四階段業務中的○○,我對實際上要這麼操作感到有點不安。請問您有沒有什麼好的建議?」

*「報連商」簡報*

我認為,像這樣的「報連商」,應該在每天的工作中進行。同時,也請你在報告和商量全部結束後,偶爾試著向主管提出建議。

這時也有一個巧妙的方法,既可以稍微捧一下主管,又能發表自己的想法。那就是在徵求主管意見的同時,也把最後的選擇權交給他。

「在減少客訴的策略方面,我想了A、B兩個方案。我覺得B方案比較好,但還是想聽聽經理的意見。」

〈說話順序:結論→理由→意見 一分鐘內傳達重要事項的技術〉

跟主管「報連商」時,必須把話說得簡潔、易懂、有條理,因此最好能依照「結論→理由→意見」的順序,把話組織得比前面介紹的「PREP」法更簡潔。

報告時,請順著這樣的流程:「結論是○○○⋯⋯理由是○○⋯⋯我的意見則是⋯⋯」

結論:「經過評估後,我們認為A公司是最佳選擇。」

理由:「A公司的性價比遠比其他公司高。」

意見:「不過有一個疑慮。那就是○○。」

某些情況下,也可能只講結論和理由就結束了。

請依照「結論→理由→意見」的順序完成工作報告。也就是說,如果有五件事情需要報告,就必須重複五次這樣的程序,而且請務必等到一件事情報告完畢後,才接著報告下一件事。

*將要報告的事情「分成三項」*

把要說的事情歸納成三項,就能讓你的話更有條理,也更清楚易懂,而且這種方法能有效地用來敘述結論後的理由。例如:

「我們之所以認為A公司是最佳選擇,有三個理由。」

一開始就宣告理由有三個,如此一來,主管就有接下來「會聽到三個理由」的心理準備。

然後再接著說:

「第一點,性價比遠高於其他公司。」

「第二點,售後服務很完善。」

「接著是第三點,該公司取得業界第一名的成績。」

像這樣,一開始就宣告「理由有三點」「重點有下列三項」「我有三件事想報告」,接著再一一說明,而「三」這個數字將成為關鍵。

因為將內容整理成三項是最剛好的,無論對報告者或聽取報告的人來說,濃縮成三項是最容易記住的。

〈順序為:目的→指示→期待效果 以部屬能夠接受的順序指示〉

現在已經不再是強迫部屬服從、光說「不要抱怨,做就對了」他們就會聽命行事的時代。即使部屬看起來很聽話,也只是表面上做做樣子,並不會認真處理工作。

「人不會採取自己覺得不合理的行動。」這是交辦與指示時應該留意的重點。

*說明目的*

明確告訴部屬「為什麼要執行這項業務」,讓部屬理解到底是為了提升客服品質、提高業務效率,還是加強他們的能力。換句話說,也就是「賦予意義」。

「為了提升客服品質,我們必須加入○○服務。所以⋯⋯」

「為了之後能讓你升上主任,需要加強你的管理能力。所以⋯⋯」

*給予任務或指示*

說明目的後,接著再說「所以⋯⋯」,給予部屬任務或指示。

「為了提升客服品質,必須加入○○服務,所以想拜託你去開發,看你的了!」

如果是能夠舉一反三的部屬,只要跟他這麼說就可以了,但事情沒有這麼簡單。就現實而言,如果給部屬的任務或指示這麼簡略,不但無法掌握業務內容,也很容易陷入進退不得的狀態。

所以,請參考以下例子,給予清楚的任務或指示。而交辦任務時,也必須清楚地傳達期限、事項、該怎麼做等事項。

「所以我想拜託你去開發,希望能在一個月內完成。首先請你在三天後提出你想實施的新服務草案,並且跟我討論,再整理成具體方案。之後,再根據這項方案進行開發作業就可以了。」

*告知期待的效果*

告知部屬任務完成後希望能達到的成果,讓他們對目標有清楚的想像。

「如果能提供新服務,客戶想必會很開心,未來甚至有可能成為我們長期合作的對象。這全都會是你的功勞,好好做吧!」

像這樣,讓部屬看見期待的成果,也能提高他的熱情。

*不斷重複*

我們常會出現似聽非聽、似懂非懂的狀況。為了避免部屬搞不清楚:「咦,您的指示是這樣嗎?抱歉,是我搞錯了。」身為主管,必須反覆傳達相同的事情。此外,最後也請部屬複誦任務或指示的內容以示確認。

「那麼,為了確認彼此的理解都沒有錯誤,請你複誦一遍今天的任務與指示的內容。」

商品簡介

簡報,其實是「表達的技術」,

是能活用在工作上、帶來「行動」的技巧!

所以,不會「簡報」的員工,對企業毫無用處!

九成的工作由簡報決定,

懂得簡報,就能提升你在職場的CP值!

你是否也有以下幾種煩惱?

1. 簡報時,雖然說得口沫橫飛,但對方完全沒有反應?

2. 希望得到適當的評價,主管卻老是看不到你的工作成果?

3. 想提高部屬的主動性,卻不知從何下手?

一般人對於簡報往往有很多誤會,以為「簡報」就是站在臺上指著投影片說話。認為只要做出漂亮的圖表、舌燦蓮花外加口若懸河,就能以驚人氣勢Hold住全場,甚至還能像TED那樣令全場振奮不已。

但事實上,「簡報」並不只是指這種說明性的技巧。

我們幾乎每天都會進行「某種形式的簡報」,不管是日常工作進度報告、對上司提案、對部屬的任務指示……全都需要簡報技巧;反過來說,簡報的優劣也能決定日常所有工作的品質。這種「在短時間內有效將訊息傳遞出去,並請對方立即採取行動」的溝通才叫簡報,是現代職場的必備能力。

本書將簡報細節一一拆解,提出58個簡單卻扎實好用的技巧。只要懂得如何將這些技巧運用在工作上,不但能提高客戶的滿意度、得到應有的工作評價,還能增強部屬的主動性,讓你從1人到100人都能完美說服,成為職場超搶手人才!

作者簡介

車塚元章

Break Vision董事長。1965年出生於東京,青山學院大學經濟系畢,曾任職於新日本證券公司(現瑞穗證券)、管理顧問公司等,1996年獨立創業,除了協助企業解決問題,也常應邀接受報章雜誌專訪。目前專注於人才育成。

譯者簡介

林詠純

台灣大學物理系、地質系雙學士,日本九州大學藝術工學府碩士。視日本福岡為第二個故鄉。曾在民間研究機構擔任日文研究助理。現為專職日文譯者,認真對待經手的每個文字,期許自己更上層樓。

作者自序

【前言】

〈不懂簡報,就無法工作〉

現在雖然常有不同類型的企業找我擔任研習講師,以指導者的身分為上班族分析簡報有趣和困難的地方、教他們精進簡報技巧的方法,但我並不是一開始就很擅長簡報的人。

事實上,我很害怕在人前說話,是那種會盡量避免在很多人面前開口的類型。

不懂簡報,就無法工作

「再這樣下去,我就要失業了!」二十六歲那年,我開始負責某項工作時,產生了這個想法。

當時我剛換工作,進入一家經營顧問公司上班,在此之前,我從來沒發表過正式簡報。即使如此,突然變成「講師」的我,仍不得不靠自己策畫一場關於「如何訂定經營策略」的一小時講座。

當然,觀眾多半比我年長。

從講座前一星期開始,我就因為過度不安而沒有食欲,也無法好好工作。為了穩定心情,我不管三七二十一,開始寫當天要念的講稿。

終於到了講座那天。數十位觀眾就在眼前,讓我非常緊張。簡報開始後,我始終避開觀眾的視線,只顧著一張接一張念著放在講臺上的稿子⋯⋯

結果非常失敗。

講座結束後所回收的滿意度問卷中,最讓我難過的感想是:「不知道講師到底想說什麼。」

我明明說了一小時的話,卻無法傳達任何訊息,這個事實讓我十分沮喪。

不管自己多努力,如果無法把訊息傳達給對方,就得不到報酬,也得不到肯定。

這點對任何工作來說都是一樣的,但對於經營顧問這一行來說尤其明顯。剛換工作的我,對自己貧乏到可憐的簡報技巧懷抱著強烈的危機感。

從問卷中學到的事

不過,那些問卷也讓我學到了很多。

它們讓我意識到,那份講稿只是為了讓自己安心、讓自己有心情工作而寫下的稿子。後來,只要有機會進行簡報,我都會在製作資料或講稿前,先留一點時間思考觀眾的背景。

.觀眾是什麼樣的人?

.觀眾聽完簡報後,希望得到什麼?

.為了達到目的,需要哪些資訊?該怎麼表達才好?

只要從這幾個角度來看,想透過簡報傳達給觀眾的訊息,就會變得很清楚。

接下來要做的,就是徹底研究前輩們的講座。無論是簡報的結構,還是說話方式、語氣、停頓、肢體動作等等,總之,能模仿的地方就全部學起來。

幸好,當時我幾乎每個月都必須在講座中擔任講師,所以可以立刻實踐學到的技巧。

技巧變好之後

當我開始這麼做之後,有一天,我發現自己產生了三個變化。

第一,是別人對我的評價提高了。直屬主管對我說:「最近你的簡報技巧變好了呢!」到現在我都還記得自己聽到這句話時有多開心。

第二,是身為顧問的工作實績。

來聽講座的人,大多是四十歲以上的經營者或公司主管。即使在這些人面前,我也能清楚表達,說出來的話也越來越有說服力。

而且接手的案子也增加了。

最後一點,則是平常業務中的溝通錯誤或糾紛變少了。無論是以顧問身分在企業的經營會議中發言、在日常業務中對主管提案,或是對下屬傳達工作指令,我都能有條理地表達意見、傳達想法。

這時我發現,簡報的目的就是「傳達訊息,讓人有所行動」,而這也是所有工作的基礎。

在這樣的背景下,本書將以「兩大基礎」和「五種狀況」來介紹簡報技巧。尤其是在五種狀況中,除了「發表會、講座」外,還介紹了「會議」「報告」「指示」「商談」等幾種狀況,提供各位讀者將簡報技巧活用在日常業務中的方法。

媒體推薦

〔讀者好評〕

我認為,本書所說的「簡報」,其實是「表達的技術」。不論是工作或家庭,只要是和自己以外的人溝通,都用得上本書所提到的種種技巧。──Ojitora

本書其實在告訴你「說話=簡報」的道理。內容讀起來不難,但真的開始實踐後,才知道實用性居然這麼強。──Picadu

本書把「簡報」徹底分解,每個部分需要的準備和做法都提到了,不只對於想改善簡報技巧的人來說很實用,更適合根本不知從何開始準備簡報的人。──古斯塔夫

讀完之後,我馬上決定把它放在辦公桌視線可及之處,隨時需要時就能查找,太好用了。──Micky

公司不需要不懂簡報的員工:58個技巧,讓你成為搶手人才
プレゼンできない社員はいらない
作者:車塚元章
譯者:林詠純
出版社:究竟出版
出版日期:2015-04-27
ISBN:9789861372037
定價:270元
特價:88折  238
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