麥肯錫寫作技術與邏輯思考:為什麼他們的文字最有說服力?看問題永遠能擊中要害?
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目錄

前言

本書構成

第1章 訊息——我未必這麼說,但能使你這麼做

‧如何理解訊息

‧訊息分三種

‧記述訊息

‧評價訊息

‧規範訊息

‧活用各種類型訊息

‧主題

‧你可以自己演練

第2章 寫出流暢有力的文案——主詞‧接續語‧具體性,三大重點

‧善用主詞,影響別人思考

‧文章一氣呵成,這就是邏輯思考

‧用字具體,表現負責的態度

‧分段︰表達複數訊息的竅門

‧你可以自己演練

第3章 你的思想,如何以精彩文書表現?──表現思考的技巧,你能運用自如嗎?

‧金字塔結構:邏輯思考的核心技巧

‧訊息的設計:我要表現什麼?用哪種表現技巧?

‧用什麼訊息做什麼推論,就像辦案技巧

‧摘要法:把「複數」訊息整理出「一個」抽象訊息

‧抽象化,化繁為簡的技巧

‧由上而下法

‧主題金字塔,解析的利器

‧MECE的技巧,意義在於「思慮周延」

‧你可以自己演練

第4章 解決問題的基本能力──這一章,迅速提升你的做事能力

‧解決問題的步驟

‧①發現問題

‧②設定具體的課題(問題的背後,所要解決的課題是什麼)

‧③確定課題之後,要列舉替代方案

‧④評價各替代方案

‧⑤實施解決策略

‧你可以自己演練

第5章 有說服力的故事,如何展開──你會說「商業用」的故事嗎?

‧故事的本質

‧用SCQOR鋪陳

‧一、設定狀況

‧二、發現問題

‧三、設定課題

‧四、克服障礙、解決收尾

‧故事的核心部份如何展開?

‧SCQOR的實例

第6章 金字塔結構,如何轉成報告和簡報──展現你邏輯說服力的故事,得這樣說……

‧用金字塔結構當設計圖

‧金字塔如何寫成「報告」

‧簡報,怎麼用金字塔結構呈現?

第7章 提案與文案的高明說服技巧──邏輯思考,加上心理學技巧,說服人心不必口才犀利

‧訊息傳達,由上而下效果最好

‧問題有三大類,如何提案讓客戶願意掏錢

‧風險,不可能避免,只能管理

‧替代方案該給幾個?提出順序有學問

‧規範訊息如何提高說服力

‧描述訊息,一樣有說服力

試閱內容

第一章 訊息——我未必這麼說,但能使你這麼做

◎報告很詳盡,為什麼被臭罵?

主管:山田,X公司最近的業績如何?

山田:是……。X公司最近一季的銷售額為二百二十億日圓,營業利益為五億日圓。自由現金流量為八十七億日圓。昨天股票的收盤價為每股三五八。

主管:喔,所以呢……。

山田:啊!是……。好像還有特別損失的部分,再扣除稅之後,利益為兩億日圓。利息支出大概是一千萬左右。

主管:……。所以呢!? ……。

山田:……。啊!還有……。該公司利息收入為二百萬日圓。銷售成本是……。

主管:我是問你「他們的業績怎麼樣!好、還是不好!?」

山田:喔!是……。似乎回升了不少。

主管:好啦,有上升就是了,我知道了……。

山田為了回答主管的問題,拚命地傳達訊息,可是主管卻大發脾氣。問題在於主管想知道的「X公司最近的業績」和山田提供的訊息,兩者根本就不是同一類。追根究柢,主管要的是「評價」訊息。

可是,山田卻不斷傳達「記述」訊息。也就是說,主管期望得到的訊息和山田提供的完全不同。如果山田能事先理解訊息有哪些種類,就可以避免白費功夫、白挨罵。

◎懂得分類運用,就能寫一流文章

在本書中,你隨處都可以看到我使用訊息這個詞。訊息是製作文書必要的「零件」。

訊息,這個詞常常讓人聯想到,結婚典禮上朋友的簽名、留言等等,當事人抱著感情寫下的東西。可是,本書所說的訊息,並不一定要包含「感情」。例如,「這瓶寶特瓶的容量為五百毫升」像這樣冰冷的描述,也是訊息的一種。另外,「這把椅子非常有設計感。」這也是一種訊息,屬於評價訊息。當然,像「本公司必會傾全力超越其他業者,盡速開發出○○控制裝置」這種滿腔熱血的提案,也是訊息的一種。

在邏輯表現力的領域中,只要是構成商業文書的所有文章,都可以視為訊息。換句話說,只要文句中清楚地標示出主詞、述詞(包含動詞、形容詞等,用來表示主詞的動作或狀態),而且這些文句都是構成某篇文書的零件,都可算是訊息。簡言之,大家可以把寫作(商業文書或一般文章)當成在「組合訊息零件」。

因此,明確了解「訊息」是什麼,非常重要。就像如果你要畫畫,就必須先對畫筆、顏料、畫布有相當的認識;如果你要做菜,那麼你就要對食材還有廚具都非常熟悉。不然的話,你永遠只能煮出大雜燴。

◎訊息分三種:記述、評價、規範,你得會靈活運用

想要更深一層了解一篇文書的構成成分,最好能先辨識出訊息的「種類」。以種類來說,訊息大致可以區分成兩大類:「描述」和「規範」。以英文來說就是 「what is」 以及「What should be」兩類。

描述性的訊息,就是表示事物的狀態。相對地,規範性的訊息,則是表示事物應該有的狀態,或是人該採取怎麼樣的行動,屬於處方箋型的訊息。描述性訊息還可以再區分為「記述」和「評價」。而規範訊息則只有它本身這一種。

於是,訊息的種類實質上可分為記述、評價、規範三種。

幾乎所有的商業文書都是由這三種訊息組合而成。順帶一提,前面提到的例子:

「這瓶寶特瓶的容量為五○○毫升」為記述訊息。

「這把椅子非常有設計感」為評價訊息。

「本公司必會傾全力超越其他公司,盡速開發出XY控制裝置」為規範訊息。 

這三種訊息是構成商業文書的基本素材,請好好學會如何辨識,這是邏輯表現力的基礎。

◎先懂區分,就能活用

在學習判定訊息的種類時,最好排除傳遞者的意圖,和接收者的解釋。所以,不管傳遞者的意圖為何,接收者會做什麼樣的解釋都先放在一邊,我們只處理訊息本身傳達出的文字表現,區分該訊息究竟屬於哪一類。

當然,嚴格來說,不管我們再怎麼切割傳遞者與接收者與訊息之間的關係,都不可能將它們「完全」分割。畢竟,如果沒有傳遞者,根本不會有訊息產生,或者如果沒有接收者,被傳遞的訊息也無法被解讀。

但是,我們可以做的是,先排除傳遞者特別加上的意義,或接收者固有的解釋,單純地解析訊息本身(也就是不因為說話的人是誰而決定訊息的意義是什麼)。接著,我們才再進一步分別解釋傳遞者的意圖以及接收者的解釋。這幾個步驟有利於我們掌握傳遞訊息的方法,以及增加訊息的說服力。

◎辨別訊息種類,不等於辨別內容正確性

接著,我要進一步說明「記述」、「評價」、「規範」這三種訊息。開始之前,我要提醒大家一件事,那就是訊息的「種類」和「內容的正確度」是兩回事。也就是說,我們要討論的是如何理解並判斷訊息的種類,並非訊息內容是否正確,或是有無充分的證據。談論「訊息的種類」並不是在討論這訊息所記述的內容正不正確,評價的內容正不正確,或者規範的內容正不正確。

當然,訊息內容正確與否,確實是很重要的課題。可是,在區分訊息種類時請大家先把它當成另一個問題,從別的途徑來判斷正確性。這裡我們要先學會辨別所接觸到的訊息究竟屬於哪一種類。

第二章 寫出流暢有力的文案

◎操作三種變數,讓訊息更明瞭

要讓訊息變得更明瞭,就要在句子的結構和印象上多下功夫。只要操作下面三種變數,就可以達到明瞭表現:

‧使用主詞和述詞關係明確的句型。

‧連接句子時使用正確的邏輯接續語。

‧使用讓人產生印象的具體表現。

◎讓對方自行解釋主詞,很不保險

當主詞被省略的時候,我們可以根據前後文的脈絡以及狀況,自然地推論出主詞是什麼。例如,在日常對話中聽到「肚子好餓喔~」,我們可以推斷主詞為說話者本人。如果我們對著別人說「很累吧」,別人可以直覺推論出主詞為「你」。

可是,多半的情況並沒有上面所舉的例子那麼清楚。而像是必須釐清責任的商業文書中,你一定要清楚意識到:欠缺主詞容易造成很大的誤解。

例如,「本公司非常重視和A公司的獨家交易,可是最近開始和別家公司交易,讓人非常擔憂。」這句話就非常麻煩。到底是誰最近和別家公司開始交易?是本公司還是A公司?到底是誰在擔憂呢?是本公司還是說話者本人、還是A公司呢?A公司指的是特定的個人呢?還是某個部門?

我們經常在說話時省略主詞,例如,「應該關閉虧本的店舖」這句話就沒有主詞,我們找不到「關閉」這個動作的行為者。然而,在商業文書中,如果欠缺行為者——也就是主詞,責任歸屬就不清楚,所以一定要特別注意。

更誇張一點的說,有些句子的主詞‧述詞關係很清楚,但是你仍然找不到行為者。例如「產品多樣化」、「戰略兩極化」這種句型很常看到。沒錯,這些句子都有主詞和述詞,但是這些例句都使用不及物動詞(多樣化、兩極化這兩個動詞的後頭,沒有動作的承受者,也就是沒有受詞),所以找不到行為者。「產品」不會自己多樣化,「戰略」也不會自動兩極化,其中一定有行為者。

◎被動表現有風險

商業文書中,我們很常看到被動態「○○被認為是」「XX被公認為」等等表現。很多人因為想醞釀出客觀分析的感覺,所以常常使用被動的表現。事實上,站在接收者的立場,他們會開始不耐煩:「被認為、被公認我懂,可是到底是被誰認為、被誰公認呢?」

很多人無意識地使用被動態,直到被接收者一問,才開始思考行為者是誰,這時卻只能慌慌張張地回答「社會上一般都這麼認為」,這種無意識忘了主詞、或是用被動表現的人,心底多少抱著以為可以巧妙矇混過去的念頭。

使用被動態,有很高的機率會隱蔽住行為者。或許有些時候為了保護行為者,不讓他出現,所以刻意使用被動態。

使用被動態有各種理由,除了前面說的製造出客觀分析的感覺,一般被認為還有「聽起來格調較高」、「可以訴求被害者的傷痛」、「沒什麼信心,所以先別把話說死」等等許多理由(連我說的這句話都用了被動態!),總而言之,使用被動態一定要很小心,不要濫用。

基於上面的想法,為了讓訊息更加明瞭,最好還是以「清楚表現出主詞」的主動態作為基本句型才是上策。

◎委婉語法無法提醒很瞎的人

委婉語法在使用上也要多加小心。所謂的委婉語法指的是間接將訊息傳達給對方,一般來說,委婉語法的作用在於避免具體使用否定的表現。但因為委婉語法是間接的,所以可能會招致意想不到的誤解,必須多加注意。

我舉一個例子。我曾經因為工作的關係,前往客戶公司的研習設施,要在新宿換乘電車。過去在新宿車站要轉搭前往研習設施的電車時,必須從廁所前面通過。那裡不斷地播放循環錄音:「現在正在清掃中,請多多協助!」我當下忍不住脫口說出:「那是要我現在來幫你掃廁所嗎?!」

我在企業研習的場合說出這段故事時,惹來一陣嘲笑:「只有你才會做出這麼蠢的解釋。」那麼,請問各位讀者,我到底應該怎麼解讀這句話,是希望大家採取什麼具體行動呢?是「現在請不要使用廁所?」「請忍耐?」「請用別間廁所?」「可以使用,但不要妨礙我打掃?」「可以使用,但注意別滑倒?」有各種解釋的可能。所以「我來幫你掃」應該也是其中之一,這不奇怪吧。

某位研習學員立刻舉手發言:「老師,你說的那些動作我覺得都不對。它真正要你做的是『幫我顧一下,不要讓其他人進入廁所』絕對是這樣沒錯。」晴天霹靂,我真是敗給他了!

第4章 解決問題的基本能力——這一章,迅速提升你的做事能力

◎懂得發現問題和設定課題,你的能力立刻變強

高杉法特有的兩個步驟:問題類型化以及課題領域的設定,對於提高解決問題的效率來說非常有用。為了讓讀者了解這兩個步驟,實際應用在營業活動上的情況,接下來,我介紹三個案例給大家做參考。

事例1 高級化妝品美容部人員的案例

A小姐為某著名化妝品公司的美容部人員,在某知名百貨的化妝品專櫃,負責提供諮詢和販售服務。某天,有位中年女性來到專櫃,想要處理臉上的斑點。A小姐為那位女性的皮膚做完診斷之後,立刻慎重推薦了做為根本處置的去斑美白化妝品,以及防止復發的UV護理產品。可是,這名女性似乎意興闌珊。最後才知道,原來她隔天有同學會,想要馬上就可以遮住斑點的東西。

A小姐說,如果能先理解問題的類型,掌握住重要課題的分析架構,應該可以更快更且更有效率地完成服務工作。也就是說,A小姐以為問題類型是「恢復原狀」,但那名女性關心的確是「緊急處置」。從一開始,A小姐就認定問題集中在根本處置和防止復發。比較有效率和有效果的服務方式應該是:先介紹顧客想要遮住斑點的化妝品,再推薦去斑以及UV防護商品。

事例2 內視鏡營業員的案例

B先生為某大家光學儀器廠商的內視鏡設備營業人員(MR)。因為販售的是醫療器材,所以使用者幾乎都是醫師。有一次,某位醫師的內視鏡發生問題。這時B先生趕緊出門,向他的客戶說明情況,並且帶了零件去做更換。B先生心想一定得好好解釋才行,所以花了相當多的時間說明發生問題的原因。然而,醫師平時就已經快要忙翻了,因此對方聽得有些不耐煩。B先生看到客戶的反應,趕緊結束說明。

B先生說,如果我事先學好問題類型與設定課題的分析架構,就能夠了解客戶,也就是醫師所關心的是恢復原狀型的問題,以及所要因應的策略及課題,特別是防止復發的策略。B先生表示,今後打算將這套分析架構運用在其他的營業活動上。

事例3 負責法人顧客的大型銀行人員案例

C先生為業務員,在某家大型銀行負責法人顧客。負責的對象為股票沒有上市,或是尚未上市的中型企業。業務內容除了融資,還包括經營上的諮商。C先生心想:「應該要跟客戶談些積極一點的內容。」於是,他花了一些時間跟某客戶介紹了幾家併購標的,說明透過企業併購可以提升營業額,促進公司更進一步成長。雖然對方願意聽他說明,態度卻顯得猶豫不決。C先生心想這樣下去不會有結果,於是改變策略,開始介紹可以避免成本擴大的併購案,據說對方非常感興趣。

C先生說:「以問題類型和設定課題的分析架構來說,比起追求理想,客戶對於防杜潛在的問題更有興趣。」他表示:「如果一開始就能想清楚問題類型,再來服務客戶,應該可以更快提出對方感興趣的提案。」

商品簡介

你會用「沒有主詞的句子」驅使人行動嗎?

頂尖文案的竅門不是形容詞,而是用對連接詞!

商業問題只有三類,你能瞬間看見核心嗎?

麥肯錫的報告最有說服力,怎麼寫的?

日本麥肯錫前總經理大前研一所說的「專業」,強在哪裡?本書告訴你。

迄今唯一一本教我們「用語言完成邏輯思考」的工具書

作者高杉尚孝是美國華頓商學院管理碩士,畢業後在日本麥肯錫公司擔任管理顧問。後來他自行創業,二十多年來,替許多大公司培育一流人才,幫每個上班族解決一定會面對的四大傷腦筋工作:

‧一堆資料突然丟過來——你如何迅速抓出結構、抽出重點?

‧明明提供主管非常完整的資料——卻被冤枉不用大腦、沒重點?

‧我有想法——要如何寫成極有說服力的報告?

‧有攻擊重點、有誘導性的流暢文案——你能想完就寫完嗎?

語言是表達思考的「素材」,但是,我們的日常生活和教育,卻從來沒有教我們學會:如何把語言變成思考的「工具」。本書是迄今唯一(起碼是在日本)一本教我們「用語言完成邏輯思考」的工具書——寫完的同時也想清楚了,流暢、周密、且說服力十足。

想把「語言」當成思考工具,不是要你很能聊天,而是練習商業寫作能力。

高杉尚孝還曾任職於美孚石油、麥肯錫、JP摩根等頂尖企業,創業成立事務所之後,二十多年間幫助伊藤忠、日產、富士通、本田技研、野村證券、花王、佳能等數十家日本知名企業,培育出無數兼具思考與寫作能力的商務人才。

你會這麼運用文字,以達到自己的目的嗎?

.有暗示作用的文字——這輛機車的排氣量有500cc!

.你沒這麼說,卻能讓人照你意思這麼做的措詞——「一般認為此時應該買進」

.刻意省略主詞以驅使大家行動的句子——「車門要關上了……」。

本書傳授的寫作技巧,從用字、句型到文章結構,不但可以讓你邏輯變強,更能夠凸顯個人做事與領導能力。你的口才會自然變好,因為言之有物,你的好報告、好文案,自動彰顯了你自己。

高杉尚孝根據多年經驗,發現很多人即使學了「金字塔結構」和「MECE原則」(不遺漏、不重複)等邏輯知識,也未必能夠有效解決實務問題。原因在於,缺乏運用這些知識的思考與寫作技巧。

於是,他在本書不僅介紹基本技術,例如:論證的技術、明確表現的技術、結論的方法、簡化一堆資訊的要領、抽象化與具體化的技巧等等。

另外,他還說明如何運用獨創的「TH法(高杉尚孝法)」,讓你一眼就看見問題的核心,成為解決問題的高手。同時,他要教你如何鋪陳出一個吸引人聆聽注視的「商用」故事,建立起俯瞰全局的整體架構。

書中還備有課題演練,讓你能夠打鐵趁熱、馬上練習,鍛鍊你運用文字的技巧。

例如:

一、下列的空格要填入什麼連接詞呢?

廠商原本預定明年度完成水管鋪設,

近鄰末端水管的農家出現反對聲浪, 

交涉沒有進展, 完成不到兩成。

二、根據以下的三個訊息,所推導出的「最終結論」,哪一個合乎邏輯——合情合理不跳躍的結論是?

‧三個訊息為:

「A公司產品的必要原料,價格高漲」

「A公司工廠使用的燃料,價格上升」

「同時期,A公司的員工獲得大幅調薪」

‧合乎邏輯的推論是:

A「A公司未來會大幅調漲價格」

B「未來A公司的利益會大幅減少」

C「未來A公司的股價會下跌」

D「A公司的製造成本會上升」

這本思考與寫作的指南,可以幫助你將思考與寫作融會貫通,初學者看了簡明易懂,高手看了回味無窮。學會這樣的寫作與邏輯思考技術,必能讓你在職場上令對手和同事佩服,並且成為公司的支柱。

作者簡介

高杉尚孝

高杉尚孝事務所代表,筑波大學研究所客座教授。

慶應義塾大學經濟學院畢業,賓州大學華頓商學院MBA。

曾任職於美孚(Mobil)、麥肯錫(McKinsey)、JP摩根(JPMorgan)等大企業的紐約、東京分公司,協助美日跨國企業及金融機構擬定經營策略,以及輔導企業併購業務。並在美商資訊顧問公司,擔任常務董事。

1997年成立高杉尚孝事務所,目前在邏輯思考、寫作、問題解決、交涉、理論分析、財務理論等領域,從事企業研習、訓練及執筆寫作,並擔任日經商學院的講師。

著作有《解決問題的理論》、《壓力管理的實踐理論》、《邏輯思考與交涉技能》、《交涉的實踐理論》等書。

譯者簡介

鄭舜瓏

輔仁大學日文系、台灣大學日文所畢業。

曾擔任台灣戲曲學院日文導覽人員、版權代理公司日文版權業務。

譯有《老闆要的是:你對未知的處理能力》、《到別人的地盤當老大》等書。

作者自序

前言

用邏輯,讓你的故事精采

◎提升你的書寫技巧,將你的想法,用有邏輯的故事表現出來,說服大家

這是一本讓你學會邏輯思考方法並提高寫作能力的工具書,目標是提升你的文書寫作技巧,寫出一篇兼具邏輯性以及說服力的文章或報告。邏輯表現力是所有工作業務的基礎,堪稱上班族必備的作業系統,學會這套方法,一定會對你的職場生涯有莫大幫助。

本書的內容,初學者看了簡明易懂,高手看了則回味無窮。全書在編排上除了有教科書的系統性,也非常重視實際應用的例子。特別是裡面富含一些與思考和表現有關的「關鍵技巧」,一般講邏輯思考的相關書籍,幾乎沒有觸碰到這一塊。

◎我聽過MECE,所以呢?

大家都知道,執行工作業務時,邏輯思考能力非常重要。事實上,有很多相關書籍都在講「邏輯思考」。這些書大多在介紹金字塔結構(譯註:意指金字塔原則Pyramid Principles,頂點為結論,下面一層一層堆砌的項目,則是用來支撐結論的方法或證據),要不就是介紹MECE(譯註:Mutually Exclusive Collectively Exhaustive的縮寫,念成me-see,意指相互獨立,毫無遺漏。這是麥肯錫所提出的分析問題方法,其原則是把整個問題細分為各個項目,然後檢查每一項目,是否能做到不重複、不遺漏)的統合方法。也有的會提出很多應用的例子,來介紹如何分析一個問題的架構。的確,這些方法用來整理和將瑣碎的事物結構化非常有幫助,讀了不會有損失。

可是光靠MECE(不重複、不遺漏)的分析架構,未必能讓你自動學會邏輯思考能力,也無法提升你解決問題的能力。更別說實際對你撰寫報告或做簡報等文書能力有任何幫助。

◎教你「實用的」邏輯技巧

本書給讀者介紹的「關鍵技巧」非常重要,其他書幾乎都沒提到,或只有粗淺介紹過。這些技巧多半是你要展現思考能力和表達能力時所需要的。具體來說,這些技巧包括:區分訊息的種類、下結論的方法、如何抽象化、怎麼在句子裡頭以邏輯接續語表達完整意思、具有我個人特色的高杉法問題發現與課題設定要領、如何用S-C-Q-O-R的故事展開法鋪陳一個精彩故事,格式的落實等等,你一定會從中獲得許多發現和啟發。

只有確實理解並學會這套應用能力,你的「邏輯表達」才真的稱得上是「實用的」邏輯思考技巧。

◎提升寫作技巧,可以讓邏輯變強

基於此觀點,本書先從理解「邏輯表現力」的原點,也就是「訊息」這個概念開始講起。重點放在如何明瞭的表達,讓大家透過學習寫作技巧,自然而然學會邏輯思考。

有了這些基礎後,我們再學習如何設計文書的架構、結論法、抽象化、以及題目設定等技巧。在後半部分的實踐篇裡面,我們還會學到高杉法的問題解決型故事展開法,還有許多增加說服力的小技巧。

另外,為了確認各位理解的程度,每一章最後還附上課題演練,請大家挑戰看看,一定會有新的斬獲。

麥肯錫寫作技術與邏輯思考:為什麼他們的文字最有說服力?看問題永遠能擊中要害?
論理表現力──ロジカル・シンキング&ライティング
作者:高杉尚孝
出版社:大是文化
出版日期:2011-11-28
ISBN:9789866037122
定價:390元
特價:9折  351
其他版本:二手書 27 折, 104 元起