一頁紙專案管理:以最簡潔的溝通工具打造最精實的執行力,再大的專案也難不倒你
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目錄

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導言

第一章:一頁專案管理報告與策略執行

一頁專案報告如何找上策略‖一條已證實成功的道路

第二章:什麼是一頁專案管理報告?

一頁專案報告背後的想法‖一頁專案報告的視覺化問題‖專案的五大要素建構一頁專案報告十二步驟‖寫作報告的五個步驟‖確定一頁專案報告已經上路‖如何閱讀一頁專案報告‖還有哪些該注意

第三章:ISO 9000的一頁專案管理報告

ISO認證到底是什麼‖獲得ISO認證‖一頁專案報告的應用‖專案的幾個階段

第四章:A3報告

豐田的一頁溝通工具‖戴明循環‖科學方法‖A3報告故事線‖一個A3報告的樣本

第五章:ISO 9000的一頁專案管理∕A3報告

建構一份一頁專案∕A3報告‖計畫—做—檢查—行動(PDCA)‖一個一頁專案管理∕A3報告的ISO註冊嘗試‖標題欄‖做‖檢查‖行動

第六章:專案管理辦公室與執行

1. 專案儀表板‖2. 公司專案方法學‖3. 專案訓練‖4. 持續的應用‖5. 專案的公共關係‖6. 專案的優先順序‖7.評估專案與矯正行動‖8. 專案存檔與持續改善‖實例

第七章:一頁專案管理報告、A3報告以及策略部署

什麼是策略部署?‖策略部署的應用‖傳接球‖一頁專案∕A3報告不就是另一種報告格式嗎?

第八章:用一頁專案管理∕A3報告解決問題

科學方法與一頁專案管理∕A3報告‖一頁專案管理∕A3報告與六個標準差‖包裝禮物專案‖不完整的訂單專案

試閱內容

導言

在我頭兩本書《一頁專案管理報告》(The One-Page Project Manager)與《IT專案的一頁專案管理報告》(The One-Page Project Manager for IT Projects)中,我詳盡的提出專案管理的有效工具背後的想法,以及如何建構它。在本書裡,我與麥克‧柯林斯將擴展我們的讀者群,新增的讀者包括負責執行策略的執行長以及其他的企業領導人。我們會討論到,如何把一頁專案管理報告整合至豐田公司(Toyota)的一頁A3報告,並且提出確切的例證,證實這些溝通工具如何以一種簡單的方式協助執行策略、解決問題。(為求簡潔以利讀者閱讀,以下會常以「一頁專案報告」簡稱「一頁專案管理報告」,編按。)

一頁專案管理報告是一九九○年代,猶他州鹽湖城的歐希坦勒公司發展出來的。它最先是運用在一個價值1000萬美元的建構自動分派中心電腦系統專案上,其後的十年內,使用一頁專案報告的專案呈倍數成長。到了一九九七年,麥克‧柯林斯以他在豐田生產系統二十年的經驗,加入了歐希坦勒公司的團隊。我認為麥克是個精實專家,但他會謙虛的說他只是一個學生而已。麥克‧柯林斯曾經是美國指月公司的副總裁兼總經理,之後轉戰位在東南亞的世界科技顧問公司(WorldTech Consulting)。現在,除了是歐希坦勒公司精實企業發展部門的副總裁之外,他持續在西敏寺學院(Westminister College)的研究班教授精實原則的課程。

麥克‧柯林斯最先建議一頁專案報告可以成為一種強而有力的視覺工具,它可以有效的協調溝通所有包括在豐田公司A3報告右半邊的資訊。麥克在過去十年內曾經用這個方法進行數百個問題解決專案,而由於他使用一頁專案報告與A3成功的解決問題與執行策略,提供了寫作這本書的動力。從製造業擴及至各行各業,都在執行此一策略,因為他們能夠同時精通與校準他們要求的要件。一頁專案報告與A3,可以將正確的資訊在正確的時間裡傳播至正確的人。此外,它不但可以監督並能強化做好正確的事——是的,正是執行力!

關鍵

以簡單的溝通執行。

孫子會說:「成功的執行任務是成功策略的基礎,而偉大的執行任務可以增加策略的選擇性。」更簡潔的說法是:策略的失敗源於它們沒有被好好的執行。

愛德華‧塔夫特(Edward Tufte)是耶魯大學(Yale University)的榮譽教授,教授統計性證據與資訊設計。他在所著的《大量資訊的視覺呈現》(The Visual Display of Quantitative Information)一書中指出,描述、挖掘或總結一組數字——即使是非常大的一組——最有效的方法,通常是查看這組數字的圖形。此外,在所有分析與傳播統計資訊的方法中,設計精良的資訊圖形通常是最簡單的也是最有力的方法。

據說愛因斯坦(Albert Einstein)說過:「任何事物都應該以最簡單的方式製造出來。」

指導原則

越簡單就越實際可行。

在這裡實際可行是個精簡的用字。不僅是盡可能的簡單,而且是具有實際可行的簡單。我們可以在中世紀拉丁文中找到實際可行的字源practicabilis(能夠實際的使用)或在希臘文裡的praktikos(適合使用的)。它的同義字還包括可達成的、能夠得到的、可及的、可執行的。

彼得‧杜拉克(Peter Drucker)曾提醒我們:「標管理要能成功,首先你必須知道這些目標是什麼。只是不幸的,百分之九十的時間裡你並不知道。」一頁專案報告與A3報告保障了專案可以達到策略的目標與計畫重要的部分,然後輕易的溝通所有有關成果的變數。

最後,在正式進入一頁專案報告與A3報告之前,我們得先談談溝通。我很榮幸曾經有機會與由專案管理資源集團(Project Management Resource Group)贊助的「全國最有名的三個專案管理暢銷書作者」中的兩位作者交談。哈佛計算集團(Harvard Computing Group)的總裁兼創辦人麥可‧康寧漢(Michael J. Cunningham)在他著的《結束你開頭的》(Finish What You Start)一書中指出:「有關大規模專案管理的最複雜議題之一,就是把所有已經發生的東西視覺化。溝通可能費時且無法顯現立即的成果,但是相信我,這是非常重要的。」《A級專案管理》(Alpha Project Manager: What the Top 2% Know that Everyone Else Does Not)一書作者安迪‧克勞(Andy Crowe)曾說:「在所有讓A級團體鶴立雞群的因素中,溝通造成最顯著的不同。」

為了達到無須引述前兩本一頁專案管理報告專書的這個目的,我們修改,重新定義這本書,並且涵括前兩本的資料。

本書的第一章解釋一頁專案管理報告與策略之間的關聯。只要有一點點的個人經驗你就可以看出,一頁專案報告原先被設定為幾個項目:簡單的專案管理工具,尋找方向進入精實實務,豐田的方法,以及最終的策略部署。

我曾將我第一本一頁專案管理叢書中最重要部分,呈現在一個董事會的面前,其中一位董事扭曲的問我是否有這本書的「一頁版本」。本書的第二章想達成的是歸納總結我的第一本書,你將讀到如何使用一頁專案報告管理建構報告,以及一些確定一頁專案報告被使用的建議。為了執行策略與解決問題,一頁專案報告可以單獨使用,也可以與豐田A3報告合用。有人說過:「問題是專案計畫偽裝出來的。」本書的第三章則提供一些確切的案例,讓你知道如何用它來協助計畫、指導、控制與溝通一項專案,以確保ISO認證的成功。

第四章介紹豐田A3報告,以及它與科學方法和戴明(Edwards Deming)的PDCA循環圈(Plan-Do-Check-Act cycle)的關聯。然後我們將在第五章中重新檢視ISO的例子,並將一頁專案報告帶進A3報告中。

專案管理辦公室對執行精實十分重要。第六章將探討一頁專案報告如何支援你的PMO中八個基本的任務。我們與你分享專案辦公室範本(Project Office Template)或一頁專案報告,它們可以歸納總結優先的專案,並將它們連結至策略計畫以及年度施行計畫。

第七章則將A3報告的功能與簡單性帶到策略部署的過程中,你會讀到一些實際的一頁專案報告與A3報告的案例,它們像瀑布的流洩一樣,從公司的層級,經過企業功能的層級,再來到團隊的層級。

在第八章中,我們使用一頁專案報告與A3報告,超越策略而解決各別的問題。你會看到這些工具如何發動持續改善,如何的發揚「尊重他人」的想法,以及達到豐田企業系統的要求。

就是因為一頁專案報告與A3報告是如此的簡易,如此的視覺化,所以一些專家的想法非常適合總結我這篇導言。

在每個步驟中,我們標示出那些經理人需要看到的……將完美帶進清楚的視野中,如此使得改進的目標變得真實、可見。

精實的想法是一連串簡單但非直覺的想法……

——詹姆斯‧渥麥克(James P. Womack)與丹尼爾‧瓊斯(Daniel T. Jones),Lean Thinking作者,最先使用Lean一字的人

為了了解複雜的想法,最費時也最困難的方法是解讀冗長的報告……比較有效率的是視覺的方法……人類是視覺導向的,豐田公司的新進員工學到的最新溝通方式,是指使用視覺輔助系統,並且讓文字越少越好。而A3報告是這個過程最重要的部分。

——傑佛瑞‧賴可(Jeffrey K. Liker),The Toyota Way作者

我們的目的是為了落實PDCA管理方式而勾勒出一個簡易的——同時也是有規律的、嚴格的——系統。它主要集中在使用豐田的A3報告——記錄著從PDCA循環中獲得的主要結果的一頁文件。

——德沃德‧索貝克二世(Durward K. Sobek II)與阿特‧史莫立(Art Smalley),Understanding A3 Thinking作者

複雜的事情也可以創造出秩序,一只手錶中的齒輪、彈簧與飛輪可以產生出一組簡單的資料——時間——而這個世界就是以那組簡單的資料運轉的。

有一種事物的分類方法每天都在愚弄我們,正是因為這樣,所以複雜的化裝面具可以變得簡單,而簡單的化裝遊行本身卻變得複雜。

——傑佛瑞‧克魯格(Jeffrey Kluger),Simplexity: Why Simple Things Become Complex, and How Complex Things Can Be Made Simple作者

新進的科學是讓我們更加了解我們對簡單的嚮往,而簡單同時也是我們與大自然系統共同享有的。

——瑪格莉特‧惠特尼(Margaret J. Wheatley),Leadership and the New Science作者

看起來所謂的完美境界指的不是已經無法再往上加了,而是無法從中取走任何的東西。

——聖修伯里(Antoine De Saint Exupery),《小王子》作者

簡單性是指終極的複雜性。

——達文西(Leonardo Da Vinci)

我不會為了與複雜站在同一陣線的簡易花任何的力氣,但是我會為了站在複雜對面的簡易付出我的生命。

——小奧立佛溫德爾何姆斯(Oliver Wendell Holmes, JR.)

商品簡介

享譽國際的溝通工具,讓你打造最精實的執行力。

小至辦公室專案,大至全國性政策,全靠一頁紙搞定!

此外融合了以精實管理著稱的豐田A3報告,團隊績效鐵定三級跳。

情境A:

設想你是一位專案經理人,老闆突然要求你在下班前提供一份專案進度報告,你會將哪些資訊寫入報告中呢?你需要花多少時間來準備這份報告呢?更重要的是,你的老闆又會花多少時間來研讀這份報告呢?

情境B:

設想你是一位專案小組成員,你的上司丟給你一份專案報告,要你說明某個工作環節出了什麼問題,或是質問你為何出現進度落後的狀況,你知道如何看懂這份報告嗎?

情境C:

設想你是一位老闆,通常你會花多少時間來閱讀你的專案經理人交付的報告呢?你是否能夠在閱讀過後就充分掌握專案現況,還是你需要再回頭詢問其中的細節呢?

◎管理最難之處──溝通

當一群人一起做事時,最常遇到的難題就是「溝通」。我們總是要花很多時間再三確認團隊的目標和方向,也會花很多時間分配工作、追蹤進度、開會討論等等。對於一個僅涉及不到十人的小專案來說,也許土法煉鋼的溝通方式還不會有問題;但若是面對一個中大型的專案,如何能夠有效率的溝通成了最大的困難。專案報告基本上是一項專案的所有關係人之間的溝通方式,它關乎的就是專案管理的成效。如果你看到一份幾十頁甚至上百頁的專案報告,即使資訊齊全,誰又會有時間和精神去咀嚼消化呢?

◎關鍵:以簡單的溝通來執行

最有力的溝通工具往往是那些看來最簡單、最實際的方式。自一九九○年以來,一項再簡單不過卻又十足好用的溝通工具「一頁專案管理報告」逐漸嶄露頭角,並獲得許多企業的肯定;然而,在經過多年經驗之後,本書的兩位作者,同時也是兩位專案管理專家,研發出一項更具威力的專案管理工具――「一頁專案∕A3報告」――它結合了一頁紙專案管理和日本豐田汽車(Toyota)最引以為傲的「A3報告」。

只要透過一頁A3大小的紙,你就能夠:

ˇ將責任畫分清楚

ˇ減少檢討會議的次數

ˇ大幅縮短瀏覽專案的時間

ˇ利用圖形將專案績效視覺化

ˇ專注於找出問題根本和有效解決

ˇ改善專案的品質、時間及成本效益

ˇ描繪出昨日的願景、今日的表現與明日的展望

豐田汽車向來以精實管理著稱,因此這兩項強而有力的視覺工具合而為一之後,就成了一項功能更全面的精實管理工具,帶給你一加一大於二的效能。有效的運用它,就能將正確的資訊在正確的時間裡傳播至正確的人,最終並能做好正確的事――這就是最精實的執行力!

作者簡介

克拉克・坎波(Clark A. Campbell)

猶他大學大衛艾科斯商學院(David EcclesSchool of Business)管理教育學程的教授,一頁紙專案管理國際公司(OPPM International)的創辦人。同時也是獲得高度評價的一頁專案管理報告系列書籍的作者。

麥克・柯林斯(Mike Collins)

歐希坦勒公司的精實企業發展部門(Lean Entreprise Development at O.C. Tanner Company)副總裁,西敏寺學院(Westminster College)的兼任教授,並曾經是美國指月公司(American Shizuki Corporation)的副總裁兼總經理。

譯者簡介

文林

紐約大學畢業,曾任職於《商業週刊》和公共電視。喜好電影、寫作,現居紐約,專職翻譯。

名人導讀

導讀/林明政

跨越專案管理的鴻溝

設想你是一位專案經理人,星期五下午四點鐘,老闆要求你在下班前提供一份專案進度報告,必須包括下列內容:

1.專案有哪些部分是如期進行?哪些是進度超前或落後?

2.專案每個主要任務都是由誰負責?

3.專案預算執行績效?

4.專案是否符合預定目標?

5.目前遭遇到哪些主要問題?

6.整體而言專案進展如何?未來三個月呢?

你認為需要花多少時間來準備老闆所要求的這份報告呢?要如何在一份報告中呈現這麼多資訊呢?而老闆又會花多少時間來研讀呢?

「溝通」這道介於專案經理人和老闆之間的鴻溝,應該是專案經理人經常必須面對的最大的挑戰,它大約占掉專案經理人80%的時間;溝通既費時又吃力不討好,但是它也是決定專案績效優劣的關鍵因素。專案管理知識體系(PMBOK,Project Management Body of Knowledge)告訴專案經理人及專案團隊成員如何透過九大知識領域和五大流程群組;如何起案、規畫、執行、監控和結案;如何運用各個流程的知識、技能、工具與技術於專案活動上,可是在這些眾多的硬實力背後,「溝通」這個軟實力卻往往被視為理所當然人人都會,未曾有人加以深入探討。

除了老闆之外,每個專案還有其他需要形形色色溝通的關係人(Stakeholders),專案關係人對專案的了解,往往必須藉由專案經理人,透過專案管理績效報告來溝通,但是從過往經驗看來,一般專案經理人呈現在關係人面前的報告,不是運用高級套裝軟體所做出的冗長流水帳,就是言不及義的空泛口頭承諾。由於不同的專案關係人對報告的要求也不同,因此如何有效管理關係人期望就成了專案管理最重要的修練課題之一了。專案的成敗取決於對專案關係人的有效溝通,此所謂「成也關係人,敗也關係人」。

各行各業中許許多多經過專案管理知識系統洗禮的國際專案管理師(PMP,Project Management Professional)證照持有者,或許多少都會將PMBOK運用在專案上,然而卻往往不知如何和專案關係人做有效的溝通。溝通到底重不重要?PMP取其諧音,俗稱「拍馬屁」。什麼是拍馬屁?就是與各式各樣的關係人溝通!而誰是關係人?所有會影響專案成敗或會受專案結果影響的個人或團體都是,這包括董事會成員、管理高層、顧客、供應商、股東、媒體記者,甚至競爭對手,他們希望知道此專案會如何影響他們的既得利益,卻又不想浪費太多時間去了解,所以對冗長的報告是沒多大興趣的。

有效的溝通講求的是right people, right time, right information三大原則,對於長期深為如何管理關係人期望所苦惱的PMP證照持有者及一般專案管理從業人員而言,《一頁紙專案管理》系列書籍的作者,透過一頁紙專案管理報告,讓專案經理人能夠在最省力、最省時和最省錢的條件下,將專案關係人所要求的各式各樣績效報告融合在一頁的報告裡,確切落實「在對的時間,將對的資訊,傳送給對的人」的有效溝通精神,這真是協助專案經理人「跨越專案管理鴻溝」的好書。

有別於作者克拉克‧坎波(Clark A. Campbell)其他著作中僅採用A4作為一頁紙,這次和本書另一位作者麥克‧柯林斯(Mike Collins)將A4一頁紙擴充為A3一頁紙,結合OPPM和源自豐田公司的A3報告(本書第4章),讓OPPM和策略推展結合,並記載專案如何與策略願景保持一致性,將讀者群擴展到負責策略執行的高階經理人和企業領導者,不是只局限於一般專案管理從業人員。(OPPM系列相關書籍讀者可自行上網參考http://www.oppmi.com)。

本書共分八章,第一至第三章敘述OPPM的來源,並舉ISO 9000認證專案為例,說明OPPM的應用(本書第3章)。OPPM使用精簡而容易解讀的方法,用圖表和顏色有效地整合龐大的資訊,並以專案重要的五大元素──任務、目標、時間線、成本及負責人作為報告結構,透過十二個簡明易懂的步驟,維持任務與目標、時間、負責人的一致性,創造出清晰易溝通的視覺化專案管理計畫;然後再透過書寫報告的五大步驟,按時程規定記載專案的執行與監控的績效,完成一份份溝通導向的OPPM專案報告文件(本書第2章)。

專案管理的修練向來不容易,在我三十多年的專案規畫與執行經驗中,OPPM/A3報告可說是眾多專案管理工具中能夠化繁為簡的最佳視覺化溝通工具,我們用它來訓練專案經理人和團隊成員,協助他們作流程改善;在受訓學員中,有第一次接觸專案管理工具的有新鮮人,也有許多PMP證照持有者。無論其背景,OPPM這套簡單而有價值的視覺化工具讓這些學員茅塞頓開,即學即用。

在一份完整的OPPM/A3報告中,我們可以看到一或數個戴明的PDCA循環,PDCA循環所代表的四個步驟分別是規畫(Plan)、執行(Do)、檢查(Check)和行動(Act),正好和PMBOK專案管理流程群組中的規畫、執行、監控三個階段相呼應,更印證了成功的專案和OPPM/A3報告的密切關係,本書第5章重新檢視ISO案例,將OPPM和A3報告做了完美的結合;OPPM/A3報告也用STEPS模型作為科學方法,STEPS模型代表觀(See)、想(Think)、驗(Experiment)、證(Prove)和恆(Sustain)。透過PDCA循環和STEPS模型,OPPM/A3報告協助我們用非常完整、簡明、且確實的方法說故事,此一故事線不僅幫我們創造簡潔、易讀、且有趣的管理者報告,更引導我們對自己專案的執行進行全盤思考。如果OPPM/A3報告是用來作策略推展(本書第7章),故事線就會反映出PDCA循環;如果OPPM/A3報告是用來解決問題(本書第8章),故事線就會使用STEPS模型。

為何使用OPPM/A3報告的專案可以增強專案的成功性??因為除了專案原本的含混不清被OPPM/A3報告的清楚理解和專注一致所取代,專案目標更可以在較短的時間和較少的花費下輕易地被了解,專案成員的參與感和創意能力更大大地提升。無可諱言地,視覺化是大型專案管理最複雜的議題之一,如果沒有OPPM/A3報告的協助,將這些資訊整理成容易被製作、閱讀、和理解的視覺化格式,那麼幾乎所有的專案經理人都會浪費很多時間去準備老闆所要求的報告,這不但會提升專案經理人和老闆之間的對峙和緊張氣氛,更大大地影響到專案的執行績效。

本書第6章<專案管理辦公室與執行>中圖表6.1和6.2專案辦公室報告,是公司所有專案績效的總結。可以快速地瀏覽所有專案的現況,如果我需要個別專案的相關資料,可以接著閱讀個別專案的OPPM。這份總結OPPM是溝通網的心臟,可以讓我了解專案的下列各事項:

.是否與公司的策略一致

.是否與年度作業計畫關聯

.資金預算的追蹤

.開支預算的追蹤

.參與人員

.現有績效

.如期還是落後

.所指派的專案經理人

.管理團隊的職責

.整合與總結

主持專案會議也是大多數專案經理人的痛,定期的專案會議只是流於形式,台上的自言自語,台下的恨不得會議早點結束,只是浪費一堆人的時間,根本沒有達到溝通的目的(組織的策略規畫會議亦然)。導入OPPM也會節省專案會議的時間,因為出席會議的同仁每個人都讀過同一頁的OPPM報告,會議中他們能夠很快地進入狀況,進行討論時言論也變得簡明有重點,主講者很容易捕捉住每個人的注意力,讓會議的進行更加流暢。除此之外,OPPM還可以達到專案管理辦公室的八大目標:

1.專案儀表板

2.公司專案方法論

3.專案訓練

4.一致的用法

5.專案公關

6.專案優先順序

7.專案審查與矯正措施

8.專案封存檔與持續改善

另外值得一提的是,本書作者在附錄C中說明在OPPM上呈現要徑法(CPM)與實獲值管理(EVM)的可能性,這對於PMP證照(PMP認證考試必考CPM/EVM)持有者或許會覺得終於找到知音了,不過作者也提醒讀者:「使用越簡單的工具,你的專案會越成功。」

最後,希望透過這篇導讀,引起廣大讀者的興趣,將《一頁紙專案管理》此一簡單且有力的專案管理工具推廣到企業的各個階層,讓所有專案經理人和管理階層,共同攜手來跨越「溝通」這道專案管理的鴻溝。

(本文作者為林明政先生,中華國際人才交流協會理事長、起案塾執行長)

一頁紙專案管理:以最簡潔的溝通工具打造最精實的執行力,再大的專案也難不倒你
A one-page project manager for Execution
作者:克拉克‧坎波、麥克‧柯林斯(Clark A. Campbell & Mike Collins)
譯者:文林
出版社:臉譜
出版日期:2011-04-29
ISBN:9789861207469
定價:260元
特價:79折  205
特價期間:2019-09-09 ~ 2019-10-31其他版本:二手書 38 折, 100 元起